Oświadczenie odbiorcy uprawnionego: Jak obniżyć rachunki za prąd?

Prawidłowe wypełnienie i złożenie „oświadczenia składanego przez odbiorców uprawnionych” to jeden z kluczowych obowiązków dla wielu firm, jednostek samorządu terytorialnego oraz podmiotów wrażliwych. To właśnie ten dokument otwiera drogę do skorzystania z zamrożonych cen energii elektrycznej, chroniąc przed znacznie wyższymi stawkami rynkowymi. W tym artykule, jako Błażej Zając, przeprowadzę Państwa krok po kroku przez cały proces, wskazując na najczęstsze pułapki i podpowiadając, jak ich uniknąć.

Kto musi złożyć oświadczenie odbiorcy uprawnionego, aby płacić mniej za prąd?

Zgodnie z Ustawą z dnia 27 października 2022 r. o środkach nadzwyczajnych mających na celu ograniczenie wysokości cen energii elektrycznej oraz wsparciu niektórych odbiorców, status „odbiorcy uprawnionego” przysługuje konkretnym grupom podmiotów. To właśnie one, po złożeniu stosownego oświadczenia, mogą liczyć na zamrożone ceny energii elektrycznej, co w obecnych realiach rynkowych jest nieocenioną ulgą dla budżetu.

Do grona tych podmiotów zaliczamy przede wszystkim mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP), których definicja jest spójna z Prawem przedsiębiorców. Obejmuje to firmy zatrudniające określoną liczbę pracowników i spełniające kryteria obrotu lub sumy bilansowej. Kolejną ważną grupą są jednostki samorządu terytorialnego (JST) oraz podmioty świadczące na ich rzecz usługi. Nie możemy zapomnieć także o tzw. podmiotach wrażliwych, do których należą m.in. placówki ochrony zdrowia, szkoły, żłobki, jednostki pomocy społecznej, kościoły, ochotnicze straże pożarne (OSP) i inne instytucje użyteczności publicznej. Warto podkreślić, że gospodarstwa domowe co do zasady nie muszą składać tego oświadczenia, chyba że chcą skorzystać ze zwiększonych limitów, o czym opowiem za chwilę.

Sprawdź, czy Twoja firma lub instytucja kwalifikuje się do zamrożonych cen

Zanim przystąpimy do wypełniania dokumentów, kluczowe jest upewnienie się, czy Państwa podmiot faktycznie kwalifikuje się do grona odbiorców uprawnionych. Przygotowałem krótką listę kontrolną, która pomoże w szybkiej weryfikacji:

• Czy Państwa firma spełnia kryteria mikro, małego lub średniego przedsiębiorstwa zgodnie z definicją Prawa przedsiębiorców (tj. zatrudnienie, obrót, suma bilansowa)?
• Czy Państwa podmiot jest jednostką samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo) lub podmiotem świadczącym na rzecz JST usługi?
• Czy Państwa instytucja należy do kategorii podmiotów wrażliwych, takich jak:
  • placówki ochrony zdrowia (szpitale, przychodnie),
  • jednostki systemu oświaty (szkoły, przedszkola),
  • żłobki i kluby dziecięce,
  • jednostki pomocy społecznej,
  • organizacje pozarządowe,
  • kościoły i związki wyznaniowe,
  • ochotnicze straże pożarne (OSP),
  • inne podmioty użyteczności publicznej?
• Dla MŚP: Czy podstawowa działalność Państwa firmy (rozumiana jako przeważająca działalność w rozumieniu PKD, generująca większość przychodów) kwalifikuje się do objęcia wsparciem?

Różnica w obowiązkach: kiedy gospodarstwo domowe musi złożyć oświadczenie?

Większość gospodarstw domowych nie musi składać oświadczenia, aby skorzystać z podstawowych limitów zamrożonych cen energii. Jednak istnieją wyjątki, kiedy złożenie tego dokumentu jest konieczne, aby uzyskać dostęp do zwiększonych limitów zużycia po obniżonej cenie. Dotyczy to przede wszystkim rolników (wymagane jest załączenie kopii decyzji o wymierzeniu podatku rolnego), osób posiadających Kartę Dużej Rodziny (wymagany numer Karty) oraz osób z niepełnosprawnościami (wymagane orzeczenie o niepełnosprawności). W tych przypadkach, aby skorzystać z wyższego limitu, należy złożyć oświadczenie do swojego dostawcy energii, zaznaczając odpowiednie pole i dołączając wymagane dokumenty.

Niezbędnik na start: jak przygotować się do wypełnienia oświadczenia?

Przed przystąpieniem do wypełniania oświadczenia, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie. Zgromadzenie wszystkich niezbędnych informacji i dokumentów z wyprzedzeniem pozwoli uniknąć błędów, zaoszczędzi Państwa czas i zwiększy szanse na szybkie i bezproblemowe objęcie ochroną cenową. Pamiętajmy, że pośpiech i brak precyzji często prowadzą do konieczności korekt, a w skrajnych przypadkach do odrzucenia wniosku.

Pobierz aktualny i oficjalny wzór oświadczenia (PDF)

To jeden z najczęstszych błędów, który widzę w praktyce: korzystanie z nieaktualnego wzoru oświadczenia. Wzór ten jest określany rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska i bywa okresowo aktualizowany. Zawsze upewnijcie się Państwo, że pobieracie najnowszą wersję dokumentu. Najlepiej szukać go bezpośrednio na stronach Ministerstwa Klimatu i Środowiska lub na stronach internetowych Państwa dostawcy energii elektrycznej. Użycie nieaktualnego formularza niemal na pewno skutkuje odrzuceniem dokumentu.

Dokumenty, które musisz mieć pod ręką: faktura za prąd, dane firmy, umowa z dostawcą

Aby sprawnie wypełnić oświadczenie, warto zgromadzić następujące dokumenty i informacje:

• Faktury za prąd: Będą Państwu potrzebne do zlokalizowania numeru Punktu Poboru Energii (PPE) oraz do oszacowania rocznego zużycia energii elektrycznej.
• Dane identyfikacyjne firmy/instytucji: Pełna nazwa, adres siedziby, NIP, REGON, a w zależności od formy prawnej numer KRS (dla spółek) lub CEIDG (dla jednoosobowych działalności gospodarczych).
• Dane kontaktowe: Aktualny numer telefonu oraz adres e-mail osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie oświadczenia.
• Umowa o dostawę energii elektrycznej: Będzie potrzebna do weryfikacji daty jej zawarcia. Pamiętajcie, że chodzi o datę pierwotnej umowy, a nie aneksu.
• Dokument tożsamości: Osoby składającej oświadczenie (do wpisania numeru dokumentu).
• Pełnomocnictwo: Jeśli oświadczenie składa pełnomocnik, konieczne jest przygotowanie i załączenie odpowiedniego pełnomocnictwa.

Elektronicznie czy papierowo? Wybierz najwygodniejszą formę złożenia dokumentu

Oświadczenie można złożyć w dwóch podstawowych formach: papierowej lub elektronicznej. Wybór zależy od Państwa preferencji i możliwości technicznych, ale każda z nich ma swoje specyficzne wymagania, o których warto pamiętać.

Forma papierowa to tradycyjne złożenie dokumentu osobiście w punkcie obsługi klienta Państwa dostawcy energii elektrycznej lub wysłanie go pocztą (najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru). W tym przypadku oświadczenie musi być odręcznie podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji podmiotu. Natomiast forma elektroniczna, choć często wygodniejsza, wymaga użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (dostępnego poprzez platformę ePUAP) lub podpisu osobistego (za pomocą e-dowodu). Chcę tu bardzo mocno podkreślić: zeskanowany dokument z odręcznym podpisem NIE JEST ważnym dokumentem elektronicznym. Taki dokument zostanie odrzucony jako niezgodny z wymogami formalnymi. Jeśli decydują się Państwo na formę elektroniczną, upewnijcie się, że posiadacie jeden z wymienionych rodzajów podpisu.

Jak wypełnić oświadczenie krok po kroku? Praktyczna instrukcja

Przejdźmy teraz do sedna, czyli do szczegółowej instrukcji wypełniania każdej sekcji oświadczenia. Moim celem jest przeprowadzenie Państwa przez ten proces w taki sposób, aby uniknąć najczęściej popełnianych błędów i zapewnić, że Państwa dokument będzie poprawny i skuteczny.

Część 1: Dane identyfikacyjne odbiorcy jak uniknąć pomyłek w nazwie i NIP?

Ta sekcja dotyczy podstawowych danych Państwa podmiotu. Należy tutaj wpisać pełną nazwę (firmę) odbiorcy uprawnionego, adres siedziby, numer NIP, REGON, a także numer KRS (dla podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego) lub numer wpisu do CEIDG (dla jednoosobowych działalności gospodarczych). Kluczowe jest, aby dane te były precyzyjne i w 100% zgodne z dokumentami rejestrowymi Państwa podmiotu. Jakakolwiek rozbieżność może skutkować wezwaniem do korekty lub odrzuceniem oświadczenia. Sprawdźcie to dwukrotnie!

Część 2 i 3: Dane kontaktowe i reprezentacja kto powinien się tu wpisać?

W części 2 należy podać dane kontaktowe, czyli numer telefonu i adres e-mail. Ważne, aby były to aktualne dane osoby, z którą dostawca energii może się skontaktować w razie pytań lub potrzeby wyjaśnień. Część 3 dotyczy danych osoby upoważnionej do reprezentacji podmiotu, która składa oświadczenie. Wpisujemy tu imię, nazwisko, stanowisko oraz numer dokumentu tożsamości. Upewnijcie się Państwo, że osoba ta faktycznie ma uprawnienia do reprezentowania firmy lub instytucji. W przypadku pełnomocnika, jak już wspomniałem, konieczne jest załączenie pełnomocnictwa.

Część 4: Tabela z punktami poboru energii (PPE) najtrudniejszy element oświadczenia

Sekcja z tabelą punktów poboru energii (PPE) to często najbardziej problematyczny element oświadczenia, a jednocześnie kluczowy. To właśnie ona decyduje, które konkretne punkty poboru Państwa podmiotu zostaną objęte ceną maksymalną. Wypełnienie jej wymaga precyzji i zrozumienia kilku ważnych kwestii.

Jak poprawnie zlokalizować i wpisać numer PPE z faktury?

Numer PPE, czyli Punktu Poboru Energii, to unikalny identyfikator techniczny Państwa licznika, a nie adres fizyczny punktu poboru. Znajdziecie go Państwo na każdej fakturze za prąd, zazwyczaj w sekcji dotyczącej danych technicznych lub szczegółów rozliczenia. Jest to ciąg liter i cyfr, np. PL001234567890ABCD. Upewnijcie się, że wpisujecie go dokładnie tak, jak jest podany na fakturze. Błąd w numerze PPE sprawi, że dany punkt poboru nie zostanie objęty ochroną.

Kategoria odbiorcy którą cyfrę wybrać dla swojej działalności?

W tej kolumnie należy wskazać kategorię odbiorcy, do której Państwa podmiot się zalicza (np. MŚP, JST, podmiot wrażliwy). Wzór oświadczenia zawiera listę numerów przypisanych do poszczególnych kategorii. Wybór musi być zgodny ze statusem Państwa podmiotu i jego podstawową działalnością. Dla MŚP Ministerstwo Klimatu wyjaśniało, że podstawową działalność należy interpretować jako działalność przeważającą w rozumieniu PKD, która generuje większość przychodów. To bardzo istotne, aby Państwa deklaracja była spójna ze stanem faktycznym i dokumentami.

Data zawarcia umowy dlaczego data aneksu to błąd?

W kolumnie dotyczącej daty zawarcia umowy należy wpisać datę pierwotnej umowy o dostawę energii elektrycznej z Państwa dostawcą. Częstym błędem jest wpisywanie daty aneksu do umowy lub daty nowej umowy zawartej po zmianie sprzedawcy. Dostawca energii potrzebuje daty, która zapoczątkowała Państwa relację umowną w danym punkcie poboru. W razie wątpliwości proszę sprawdzić swoje archiwalne dokumenty.

Szacowanie zużycia energii: jak to policzyć i w jakich jednostkach podać?

W tej kolumnie należy podać szacowane zużycie energii elektrycznej w MWh na dany okres (np. rok, jeśli oświadczenie składane jest na cały rok). Najlepszym źródłem danych są Państwa poprzednie faktury roczne lub prognozy zużycia, które dostawca energii zazwyczaj dołącza do umowy. Pamiętajcie, że jednostką jest megawatogodzina (MWh), a nie kilowatogodzina (kWh), więc jeśli macie dane w kWh, należy je podzielić przez 1000. Warto oszacować zużycie jak najdokładniej, choć jest to wartość szacunkowa i nie musi być idealnie precyzyjna.

Kluczowe kolumny 5 i 6: jak procentowo podzielić energię objętą i nieobjętą ceną maksymalną?

To jedna z najważniejszych i najbardziej skomplikowanych części tabeli. W kolumnie 5 należy wskazać procentowy udział energii, która ma być objęta ceną maksymalną, a w kolumnie 6 procentowy udział energii, która nie będzie objęta ceną maksymalną. Suma tych dwóch wartości dla każdego PPE musi zawsze wynosić 100%.

Kiedy wpisać 100% w kolumnie 5? Jeśli Państwa podmiot prowadzi działalność, która w całości kwalifikuje się do objęcia ochroną (np. szkoła, szpital, czy MŚP, którego cała działalność jest objęta wsparciem), wówczas wpisujemy 100% w kolumnie 5 i 0% w kolumnie 6. Sytuacja staje się bardziej złożona, gdy Państwa podmiot prowadzi działalność mieszaną na przykład MŚP, które część energii zużywa na działalność kwalifikującą się do wsparcia, a część na inną działalność, która nie jest objęta ustawą. W takim przypadku należy oszacować, jaki procent zużycia przypada na działalność uprawnioną i wpisać go w kolumnie 5, a pozostały procent w kolumnie 6. Jest to często kwestia wewnętrznych rozliczeń i szacunków, ale należy to zrobić rzetelnie, pamiętając o konsekwencjach złożenia fałszywego oświadczenia.

Część 5: Oświadczenie o statusie odbiorcy co dokładnie zaznaczyć?

W tej sekcji należy zaznaczyć odpowiednie pola, potwierdzające Państwa status jako odbiorcy uprawnionego (np. MŚP, JST, podmiot wrażliwy). Jest to formalne oświadczenie, które ma moc prawną. Proszę pamiętać, że złożenie fałszywego oświadczenia jest zagrożone odpowiedzialnością karną. Dlatego tak ważne jest, aby wszystkie informacje były zgodne z prawdą i stanem faktycznym Państwa podmiotu. Dokładnie przeczytajcie Państwo każde zdanie i zaznaczcie tylko te opcje, które faktycznie Państwa dotyczą.

Ostatni krok: Podpis i data od czego zależy ważność dokumentu?

Na koniec, oświadczenie musi zostać podpisane i opatrzone datą. Dokument powinien być podpisany przez osoby upoważnione do reprezentacji Państwa podmiotu zgodnie z wpisem do KRS, CEIDG lub innym dokumentem statutowym. Jeśli oświadczenie składa pełnomocnik, konieczne jest załączenie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii pełnomocnictwa. W przypadku składania dokumentu w formie elektronicznej, jak już wcześniej wspominałem, podpis musi być kwalifikowany, zaufany (ePUAP) lub osobisty (e-dowód). Brak prawidłowego podpisu lub daty sprawi, że oświadczenie będzie nieważne i nie zostanie przyjęte przez dostawcę energii.

Najczęstsze błędy, które kosztują utratę zniżki: sprawdź, zanim wyślesz!

W mojej praktyce widzę, że wiele podmiotów traci szansę na niższe rachunki za prąd z powodu prostych, ale kosztownych błędów. Uniknięcie ich jest kluczowe dla skutecznego skorzystania z programu zamrożonych cen energii. Przyjrzyjmy się najczęstszym pułapkom.

Błąd #1: Nieaktualny wzór formularza

Jak już wspomniałem, to jeden z najczęstszych problemów. Wzór oświadczenia jest okresowo aktualizowany przez Ministra Klimatu i Środowiska. Korzystanie ze starej wersji formularza, nawet jeśli różnice są minimalne, niemal zawsze prowadzi do jego odrzucenia. Zawsze pobierajcie Państwo najnowszy wzór najlepiej ze strony Ministerstwa Klimatu i Środowiska lub bezpośrednio od swojego dostawcy energii elektrycznej. Poświęcenie kilku minut na weryfikację aktualności wzoru może zaoszczędzić Państwu wiele czasu i nerwów.

Błąd #2: Zwykły skan zamiast podpisu elektronicznego

To błąd nagminny, zwłaszcza wśród osób przyzwyczajonych do tradycyjnego obiegu dokumentów. Jeśli decydują się Państwo na elektroniczne złożenie oświadczenia, zeskanowany dokument z odręcznym podpisem NIE JEST traktowany jako dokument elektroniczny opatrzony ważnym podpisem. Musi to być kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany (ePUAP) lub podpis osobisty (e-dowód). Brak spełnienia tego wymogu sprawi, że Państwa oświadczenie zostanie uznane za niezłożone w wymaganej formie i tym samym nieskuteczne.

Błąd #3: Puste pola i brakujące załączniki (np. pełnomocnictwo)

Każde wymagane pole w oświadczeniu musi być wypełnione. Pozostawienie pustych rubryk, np. dotyczących numeru dokumentu tożsamości osoby składającej oświadczenie, czy brak załączenia wymaganego pełnomocnictwa, jeśli oświadczenie składa pełnomocnik, to prosta droga do wezwania do uzupełnienia lub odrzucenia dokumentu. Dokładność i kompletność są tutaj na wagę złota. Proszę traktować oświadczenie jak oficjalny dokument urzędowy, w którym każda informacja ma znaczenie.

Błąd #4: Mylenie numeru PPE z adresem punktu poboru

Ponownie podkreślam ten punkt, bo jest on źródłem wielu pomyłek. Numer PPE to nie adres! To unikalny, techniczny identyfikator Państwa punktu poboru energii elektrycznej, który znajdziecie Państwo na fakturze. Wpisanie adresu zamiast numeru PPE spowoduje, że dostawca energii nie będzie w stanie prawidłowo przypisać oświadczenia do konkretnego miejsca zużycia, a co za tym idzie dany punkt poboru nie zostanie objęty ceną maksymalną.

Terminy, których nie możesz przegapić: do kiedy i gdzie złożyć oświadczenie?

Terminy składania oświadczeń są absolutnie krytyczne. Ich przegapienie lub złożenie dokumentu po terminie może skutkować tym, że przez pewien czas będą Państwo płacić wyższe, rynkowe stawki za energię. Dlatego tak ważne jest, aby być na bieżąco z obowiązującymi przepisami.

Aktualny harmonogram składania wniosków

Terminy składania oświadczeń są ściśle określone w ustawach lub rozporządzeniach. Przykładowo, aby skorzystać z ochrony cenowej w danym okresie (np. w pierwszym kwartale roku), oświadczenie należało złożyć do końca stycznia tego roku. Należy pamiętać, że złożone wcześniej oświadczenia mogą wymagać ponownego złożenia w kolejnych okresach ochrony, jeśli przepisy zostaną przedłużone lub zmienione. Zawsze sprawdzajcie Państwo aktualne komunikaty Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz swojego dostawcy energii.

Konsekwencje złożenia oświadczenia po terminie

Jeśli oświadczenie zostanie złożone po obowiązującym terminie, cena maksymalna będzie obowiązywać dopiero od miesiąca następującego po miesiącu złożenia oświadczenia. Oznacza to, że za okres od początku obowiązywania ustawy do momentu objęcia ochroną, będą Państwo rozliczani według standardowych, wyższych stawek rynkowych. Co więcej, niezłożenie oświadczenia wcale lub złożenie go z błędami, które nie zostaną poprawione na wezwanie dostawcy w wyznaczonym terminie, skutkuje całkowitym brakiem możliwości skorzystania z ceny maksymalnej. Wówczas dostawca energii będzie stosował standardowe stawki z umowy lub cennika, które są znacznie wyższe.

Do kogo wysłać dokument? Adresy i dane kontaktowe największych dostawców energii

Oświadczenie należy złożyć do swojego dostawcy energii elektrycznej. To kluczowa informacja, ponieważ każdy podmiot ma indywidualną umowę z konkretnym sprzedawcą. Konkretne adresy do korespondencji, adresy e-mail do składania dokumentów elektronicznych oraz lokalizacje punktów obsługi klienta znajdą Państwo na stronach internetowych Państwa dostawcy, w jego punktach obsługi klienta lub na fakturach za prąd. Warto sprawdzić te dane przed wysyłką, aby mieć pewność, że dokument trafi we właściwe miejsce.

Złożyłeś oświadczenie i co dalej?

Po złożeniu oświadczenia proces się nie kończy. Warto wiedzieć, czego można się spodziewać i jak reagować na ewentualne komunikaty od dostawcy energii.

Jak dostawca energii weryfikuje poprawność dokumentu?

Po otrzymaniu Państwa oświadczenia, dostawca energii elektrycznej przystępuje do jego weryfikacji. Sprawdza zarówno aspekty formalne (czy dokument jest kompletny, czy użyto aktualnego wzoru, czy jest prawidłowo podpisany), jak i merytoryczne (czy dane są zgodne z posiadanymi informacjami o Państwa punkcie poboru i statusie). Ten proces ma na celu upewnienie się, że tylko uprawnione podmioty korzystają z zamrożonych cen, a Państwa dane są prawidłowe.

Wezwanie do korekty co zrobić, gdy popełniłeś błąd?

W przypadku stwierdzenia błędów lub braków w oświadczeniu, dostawca energii ma prawo wezwać Państwa do jego korekty lub uzupełnienia. Zazwyczaj wyznacza na to konkretny termin. Należy bezwzględnie reagować na takie wezwania. Jeśli nie poprawią Państwo błędów lub nie uzupełnią braków w wyznaczonym terminie, oświadczenie może zostać uznane za nieskuteczne, a Państwa podmiot nie skorzysta z ceny maksymalnej. Warto więc monitorować korespondencję od dostawcy energii.

Przeczytaj również: Jak napisać oświadczenie? Wzory, zasady, błędy uniknij ich!

Kiedy niższe stawki pojawią się na Twojej fakturze?

Niższe stawki, wynikające z zamrożenia cen, powinny pojawić się na Państwa fakturze po zakończeniu procesu weryfikacji oświadczenia przez dostawcę energii. Jeśli oświadczenie zostało złożone prawidłowo i w terminie, cena maksymalna powinna obowiązywać od początku okresu, na który zostało złożone. W przypadku złożenia po terminie, niższe stawki będą widoczne od miesiąca następującego po miesiącu złożenia oświadczenia. Czas weryfikacji może się różnić w zależności od dostawcy, ale zazwyczaj po kilku tygodniach od złożenia dokumentu powinni Państwo zobaczyć zmiany na swoich rachunkach.