Prawidłowe wypełnienie oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy to klucz do uniknięcia kar i zgodności z prawem
- Obowiązek składania oświadczenia wynika z art. 7a ust. 8 ustawy o transporcie drogowym i dotyczy wszystkich przewoźników.
- Dokument należy złożyć corocznie do 31 marca do organu, który wydał zezwolenie (GITD lub starostwo).
- W oświadczeniu podaje się liczbę wszystkich zatrudnionych na 31 grudnia oraz średnią arytmetyczną liczbę kierowców za poprzedni rok.
- Należy uwzględnić wszystkie formy zatrudnienia kierowców, w tym umowy cywilnoprawne i samozatrudnionych, a także właściciela JDG, jeśli sam jeździ.
- Brak złożenia oświadczenia w terminie lub podanie nieprawdziwych danych grozi karą 800 zł, a nawet odpowiedzialnością karną i cofnięciem zezwolenia.
- Nie ma urzędowego wzoru formularza, ale wymagane są konkretne dane i forma złożenia (papierowa lub elektroniczna przez ePUAP).
Dlaczego oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy to ważny obowiązek dla przewoźnika?
Skąd wziął się ten wymóg? Krótka historia zmian w ustawie o transporcie drogowym
Obowiązek składania oświadczenia o zatrudnieniu kierowców nie jest nowością, ale jego obecna forma i znaczenie wynikają z nowelizacji ustawy o transporcie drogowym, która weszła w życie 1 marca 2022 roku. Konkretnie, mowa tu o art. 7a ust. 8. Moim zdaniem, jest to element szerszych zmian, które mają na celu dokładniejsze monitorowanie rynku transportowego w Polsce i dostosowanie go do wymogów unijnych. Wprowadzenie tego przepisu miało na celu usprawnienie kontroli i zapewnienie większej przejrzystości w branży.
Kogo dokładnie dotyczy obowiązek składania oświadczenia? Sprawdź, czy jesteś na liście
Zgodnie z przepisami, obowiązek składania oświadczenia dotyczy każdego przedsiębiorcy posiadającego zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Nie ma tu znaczenia forma prawna Twojej działalności czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy jesteś wspólnikiem spółki. Jeśli posiadasz takie zezwolenie, musisz złożyć oświadczenie. Ważne jest, aby pamiętać, że obowiązek ten nie dotyczy firm wykonujących jedynie przewozy na potrzeby własne. To kluczowa różnica, którą często widzę, że przedsiębiorcy mylą.
Jaki jest cel tego dokumentu i dlaczego organy kontrolne przywiązują do niego wagę?
Głównym celem tego oświadczenia jest coroczne raportowanie przez przedsiębiorców o stanie zatrudnienia w ich firmach. Dane te są niezwykle istotne dla organów kontrolnych, takich jak Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD), ponieważ są gromadzone m.in. w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD). Dzięki temu rejestrowi organy mogą efektywnie monitorować rynek, weryfikować przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy kierowców oraz ogólnej kondycji kadrowej firm transportowych. Z mojego punktu widzenia, to narzędzie pozwala na lepsze zrozumienie struktury zatrudnienia w branży i identyfikację potencjalnych nieprawidłowości.
Jak wypełnić oświadczenie krok po kroku i uniknąć kosztownych błędów?
Wypełnienie oświadczenia o zatrudnieniu kierowców może wydawać się skomplikowane, zwłaszcza że nie ma jednego, oficjalnego wzoru. Jednak skupiając się na kluczowych danych i moich wskazówkach, zrobisz to bez problemu.
Krok 1: Zbieramy niezbędne dane co musisz przygotować, zanim zaczniesz?
Zanim zasiądziesz do wypełniania oświadczenia, upewnij się, że masz pod ręką wszystkie potrzebne informacje. Przygotuj sobie:
- Pełne dane firmy: nazwa, adres siedziby, NIP, REGON.
- Numer zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.
- Dokładną liczbę wszystkich osób zatrudnionych w Twojej firmie na dzień 31 grudnia poprzedniego roku. Pamiętaj, że to są wszyscy pracownicy, nie tylko kierowcy.
- Miesięczne zestawienia liczby kierowców wykonujących operacje transportowe dla Twojej firmy za każdy miesiąc poprzedniego roku. To jest podstawa do obliczenia średniej.
Dobra organizacja tych danych to już połowa sukcesu.
Krok 2: Dane firmy i numer zezwolenia jak poprawnie zidentyfikować przedsiębiorstwo?
Na początku oświadczenia musisz podać podstawowe dane identyfikacyjne Twojej firmy. Upewnij się, że są one zgodne z danymi w CEIDG lub KRS. Chodzi o pełną nazwę, adres siedziby, NIP i REGON. Absolutnie kluczowe jest również poprawne podanie numeru zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. To właśnie ten numer jest głównym identyfikatorem Twojej firmy w kontekście tego obowiązku. Wszelkie pomyłki w tym miejscu mogą skutkować odrzuceniem oświadczenia lub koniecznością jego korygowania.
Krok 3: Liczba wszystkich zatrudnionych na 31 grudnia kogo musisz wliczyć?
W tym punkcie musisz podać całkowitą liczbę wszystkich osób zatrudnionych w Twojej firmie na dzień 31 grudnia poprzedniego roku. Podkreślam: wszystkich! Niezależnie od tego, czy są to kierowcy, pracownicy biurowi, mechanicy, czy osoby zatrudnione na umowę o pracę, umowę zlecenie, czy nawet na część etatu. Liczy się każda osoba, która w tym konkretnym dniu była formalnie związana z Twoją firmą stosunkiem pracy lub umową cywilnoprawną. To jest prosta liczba, ale często mylona z liczbą samych kierowców.
Krok 4: Obliczanie średniej arytmetycznej liczby kierowców praktyczny poradnik z przykładami
To jest często najtrudniejszy element, ale postaram się go maksymalnie uprościć. Aby obliczyć średnią arytmetyczną liczbę kierowców, musisz:
- Zebrać dane o liczbie kierowców, którzy faktycznie wykonywali operacje transportowe dla Twojej firmy w każdym z 12 miesięcy poprzedniego roku.
- Zsumować te miesięczne liczby.
- Podzielić otrzymaną sumę przez 12 (liczbę miesięcy).
Ważne jest, aby do tej statystyki wliczać wszystkich kierowców wykonujących operacje transportowe dla przedsiębiorcy, niezależnie od formy zatrudnienia: na umowę o pracę, umowę zlecenie, a także samozatrudnionych kierowców (B2B). Jeśli właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej sam jeździ, również wlicza siebie.
Przykład: Jeśli w styczniu miałeś 5 kierowców, w lutym 6, w marcu 5, i tak dalej aż do grudnia, sumujesz te 12 liczb (np. 5+6+5+... = 60) i dzielisz przez 12. Wynik (np. 60/12 = 5) to Twoja średnia arytmetyczna liczba kierowców za poprzedni rok. Pamiętaj, aby zaokrąglać do pełnych liczb, zazwyczaj w górę, jeśli ułamek jest większy lub równy 0.5.
Kluczowe definicje: kogo wliczać do statystyk zatrudnienia kierowców?
Z mojego doświadczenia wynika, że największe wątpliwości budzi kwestia, kogo dokładnie należy uwzględniać w statystykach dotyczących kierowców. To bardzo ważne, bo błędy w tym zakresie mogą mieć poważne konsekwencje.
Umowa o pracę, zlecenie, B2B jak różne formy współpracy wpływają na oświadczenie?
Muszę to podkreślić: do średniej liczby kierowców wlicza się wszystkie osoby, które wykonywały operacje transportowe dla Twojego przedsiębiorstwa w danym miesiącu. Forma prawna ich współpracy jest tu drugorzędna. Obejmuje to więc:
- Kierowców zatrudnionych na umowę o pracę.
- Kierowców zatrudnionych na umowę zlecenie.
- Samozatrudnionych kierowców (B2B), którzy świadczą usługi transportowe na rzecz Twojej firmy.
Często widzę, że przedsiębiorcy zapominają o umowach cywilnoprawnych czy B2B, co jest poważnym błędem. Przepisy są w tej kwestii jasne liczy się faktyczne wykonywanie zawodu kierowcy dla danego przewoźnika.
Czy właściciel firmy, który sam jeździ, powinien uwzględnić siebie w oświadczeniu?
Tak, zdecydowanie! Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i sam aktywnie wykonujesz zawód kierowcy, musisz uwzględnić siebie w obliczeniach średniej arytmetycznej liczby kierowców. W każdym miesiącu, w którym prowadziłeś operacje transportowe, wliczasz siebie jako "1" do miesięcznej liczby kierowców. To jest logiczne, ponieważ również Ty przyczyniasz się do realizacji przewozów w firmie.
Pracownik na część etatu lub tylko przez jeden miesiąc jak go prawidłowo zaraportować?
W każdym miesiącu, do statystyki wlicza się fakt zatrudnienia kierowcy, niezależnie od wymiaru etatu czy długości zatrudnienia w danym miesiącu. Jeśli kierowca był zatrudniony i wykonywał operacje transportowe dla Twojej firmy choćby przez część miesiąca (np. tylko przez tydzień, albo na pół etatu), nadal wliczasz go jako "1" do liczby kierowców w tym konkretnym miesiącu. Nie musisz przeliczać tego na ułamki etatów czy dni pracy. Liczy się obecność i wykonywanie pracy kierowcy w danym miesiącu.
Najczęstsze pułapki i błędy przy wypełnianiu oświadczenia jak ich unikać?
W mojej praktyce często spotykam się z tymi samymi błędami. Pamiętając o nich, możesz zaoszczędzić sobie sporo stresu i potencjalnych kar.
Błędne obliczenie średniej arytmetycznej gdzie najczęściej gubimy liczby?
Najczęstsze błędy w obliczeniach średniej arytmetycznej to:
- Niedokładne zliczanie kierowców w poszczególnych miesiącach: Często przedsiębiorcy polegają na pamięci zamiast na rzetelnej ewidencji.
- Pomijanie kierowców zatrudnionych na krótki okres: Nawet jeśli kierowca pracował tylko przez kilka tygodni w danym miesiącu, powinien być wliczony.
- Pomijanie kierowców na niepełny etat: Jak już wspomniałem, wymiar etatu nie ma znaczenia.
Moją radą jest prowadzenie precyzyjnej, miesięcznej ewidencji zatrudnienia kierowców. Dzięki temu unikniesz pomyłek i będziesz mieć solidne podstawy do obliczeń.
Pominięcie kierowców na umowach cywilnoprawnych dlaczego to poważny błąd?
To jeden z najpoważniejszych i najczęściej popełnianych błędów, który może prowadzić do zaniżenia statystyk. Pominięcie kierowców zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych (umowa zlecenie) lub samozatrudnionych (B2B) jest niezgodne z przepisami ustawy o transporcie drogowym. Organy kontrolne są bardzo wyczulone na tego typu nieprawidłowości. Pamiętaj, że wszyscy kierowcy, którzy wykonują operacje transportowe dla Twojego przedsiębiorstwa, muszą być uwzględnieni, niezależnie od formy prawnej ich współpracy.
Złożenie dokumentu do niewłaściwego urzędu jak ustalić prawidłowego adresata (GITD vs Starostwo)?
Oświadczenie należy złożyć do organu, który wydał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. To jest podstawowa zasada. Może to być Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD) zazwyczaj dla firm z większą flotą lub działających na szerszym obszarze lub właściwe starostwo powiatowe/urząd miasta, jeśli zezwolenie zostało wydane lokalnie. Zawsze zweryfikuj ten organ na swoim posiadanym zezwoleniu. Złożenie dokumentu w niewłaściwym miejscu to strata czasu i ryzyko niedotrzymania terminu.
Błędy formalne, które mogą unieważnić Twoje oświadczenie (brak podpisu, zła forma)
Nawet idealnie wypełnione oświadczenie może zostać odrzucone z powodu błędów formalnych. Oto najczęstsze z nich:
- Brak podpisu: Oświadczenie musi być podpisane. Jeśli składasz je elektronicznie przez ePUAP, konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
- Brak daty: Każdy oficjalny dokument powinien zawierać datę jego sporządzenia.
- Niekompletne dane firmy: Upewnij się, że wszystkie wymagane dane identyfikacyjne są podane.
- Zła forma złożenia: Oświadczenie musi być złożone w oryginale (papierowo) lub z kwalifikowanym podpisem (elektronicznie). Wysłanie skanu dokumentu mailem jest niedopuszczalne i nie będzie traktowane jako złożenie oświadczenia.
Dokładność w tych kwestiach to podstawa.
Terminy, forma i miejsce złożenia oświadczenia: wszystko, co musisz wiedzieć
Znajomość terminów i procedur to podstawa, aby uniknąć niepotrzebnych problemów. Przyjrzyjmy się temu szczegółowo.
Nieprzekraczalny termin 31 marca co grozi za spóźnienie?
Pamiętaj, że oświadczenie za poprzedni rok kalendarzowy należy złożyć corocznie w terminie do 31 marca. To jest termin nieprzekraczalny i musisz go traktować bardzo poważnie. Konsekwencje niedotrzymania terminu są jasne i niestety dotkliwe: kara finansowa w wysokości 800 zł za niezłożenie oświadczenia w wyznaczonym terminie. Z mojego doświadczenia wiem, że lepiej złożyć dokument nawet na początku marca, niż ryzykować spóźnienie i karę.
Papierowo czy elektronicznie? Dopuszczalne sposoby składania dokumentu
Masz dwie główne opcje złożenia oświadczenia:
- W formie papierowej: Możesz dostarczyć dokument osobiście do urzędu lub wysłać go pocztą. Pamiętaj, że zawsze musi to być oryginał, z własnoręcznym podpisem.
- Elektronicznie: Jeśli adresatem jest Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD), możesz złożyć oświadczenie za pośrednictwem platformy ePUAP. W takim przypadku dokument musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jeszcze raz podkreślam: wysłanie skanu dokumentu mailem jest niedopuszczalne i nie będzie uznane za prawidłowe złożenie oświadczenia. To częsty błąd, który widzę wśród przedsiębiorców.
Co zrobić, gdy zauważysz błąd w już złożonym oświadczeniu?
Jeśli po złożeniu oświadczenia zorientujesz się, że popełniłeś błąd, działaj szybko. Moja rada to natychmiastowy kontakt z organem, do którego dokument został złożony (GITD lub starostwo). Zapytaj o procedurę korekty lub ponownego złożenia poprawionego dokumentu. Szybka reakcja jest kluczowa, aby uniknąć dalszych konsekwencji. Często da się to jeszcze naprawić, ale zwłoka może tylko pogorszyć sytuację.Konsekwencje nieprawidłowości: co ryzykujesz, składając błędne dane?
Niestety, błędy lub zaniechania w kwestii oświadczenia o zatrudnieniu kierowców mogą mieć poważne konsekwencje dla Twojej firmy. Warto być świadomym ryzyka.
Kara 800 zł to nie wszystko poznaj pełen katalog możliwych sankcji
Jak już wspomniałem, za niezłożenie oświadczenia w terminie grozi kara finansowa w wysokości 800 zł. To jednak nie jedyna możliwa sankcja. Organy kontrolne mogą również nałożyć inne sankcje administracyjne za podanie nieprawdziwych informacji. W przypadku stwierdzenia poważnych nieprawidłowości, kary finansowe mogą być znacznie wyższe, a ich wysokość zależy od skali i charakteru uchybień. Nie lekceważ tego.
Odpowiedzialność karna za fałszywe oświadczenie kiedy wkracza prokurator?
To jest bardzo poważna kwestia, o której wielu przedsiębiorców zapomina. Oświadczenie o zatrudnieniu kierowców jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Oznacza to, że podanie nieprawdziwych informacji w takim dokumencie może prowadzić do wszczęcia postępowania karnego. W skrajnych przypadkach, gdy organy uznają, że doszło do celowego wprowadzenia w błąd, może interweniować prokurator. To najpoważniejsza konsekwencja prawna, której absolutnie należy unikać.
Przeczytaj również: Oświadczenie o ubezpieczeniu dziecka: wzór i poradnik krok po kroku
