Zrozumienie, czym jest odpis aktu notarialnego, ile kosztuje i jak go uzyskać, to kluczowa wiedza dla każdego, kto potrzebuje tego dokumentu w sprawach urzędowych czy prywatnych. Wbrew pozorom, procedura nie jest skomplikowana, ale wymaga znajomości kilku ważnych zasad i stawek. Przygotowałem dla Państwa kompleksowy przewodnik, który rozwieje wszelkie wątpliwości.
Koszt odpisu aktu notarialnego ile zapłacisz i od czego zależy cena?
- Maksymalna stawka za odpis to 6 zł netto (7,38 zł brutto) za każdą rozpoczętą stronę dokumentu.
- Ostateczny koszt zależy głównie od liczby stron aktu notarialnego.
- Odpis aktu do 10 lat uzyskasz w kancelarii notarialnej, a starszy w archiwum sądu rejonowego.
- Prawo do uzyskania odpisu mają strony aktu, ich następcy prawni lub osoby uprawnione na mocy zapisu w akcie.
- Wymagane dokumenty to dowód tożsamości oraz informacje identyfikujące akt (data, numer repertorium, strony).
- Elektroniczny odpis ma moc prawną tylko w formie cyfrowej; jego wydruk jest traktowany jako kserokopia.
Odpis, wypis, oryginał poznaj różnice, by uniknąć kosztownych pomyłek
W mojej praktyce często spotykam się z tym, że klienci używają zamiennie pojęć "odpis" i "wypis" aktu notarialnego, a nawet mylą je z oryginałem. Choć w codziennej komunikacji bywają synonimami, warto znać ich precyzyjne znaczenie, aby uniknąć nieporozumień, zwłaszcza w kontekście prawnym. Cel obu odpisu i wypisu jest ten sam: uzyskanie oficjalnej kopii dokumentu, która ma moc prawną oryginału.
- Oryginał aktu notarialnego: To pierwotny, jedyny egzemplarz dokumentu, który został podpisany przez wszystkie strony czynności oraz notariusza. Jest on przechowywany w kancelarii notarialnej przez 10 lat, a następnie trafia do archiwum sądu rejonowego. Strony aktu nigdy nie otrzymują oryginału do rąk.
- Wypis aktu notarialnego: Jest to wierne powtórzenie treści oryginału, które ma taką samą moc prawną jak oryginał. To właśnie wypisy otrzymują strony bezpośrednio po dokonaniu czynności notarialnej.
- Odpis aktu notarialnego: Podobnie jak wypis, jest to dosłowne powtórzenie treści oryginału. Różnica polega na tym, że odpis może uwzględniać naniesione poprawki i adnotacje, które pojawiły się po sporządzeniu pierwotnego aktu. Po poświadczeniu przez notariusza lub sąd, odpis również ma moc prawną oryginału.
Kiedy odpis aktu notarialnego staje się niezbędny w Twoim życiu?
Odpis aktu notarialnego to dokument, który może okazać się kluczowy w wielu momentach życia. Z mojego doświadczenia wynika, że najczęściej jest potrzebny w sytuacjach wymagających potwierdzenia praw własności lub innych uprawnień wynikających z aktu. Przykładowo, będzie on niezbędny przy sprzedaży nieruchomości, którą wcześniej nabyliśmy na podstawie aktu notarialnego, a nasz pierwotny wypis gdzieś zaginął lub uległ zniszczeniu. Jest to również podstawowy dokument w sprawach spadkowych, gdy spadkobiercy muszą udowodnić swoje prawo do majątku zmarłego, np. na podstawie aktu notarialnego darowizny lub testamentu. Ponadto, odpis może być wymagany przez banki przy ubieganiu się o kredyt hipoteczny, przez urzędy w ramach różnych procedur administracyjnych, a także w przypadku postępowań sądowych, gdzie treść aktu notarialnego stanowi dowód w sprawie.
[search_image] cennik notariusz odpis aktu notarialnego
Ile kosztuje odpis aktu notarialnego? Konkretne stawki i opłaty
Podstawowa opłata, czyli taksa notarialna za stronę co mówi prawo?
Kwestia kosztów uzyskania odpisu aktu notarialnego jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Zgodnie z tymi przepisami, maksymalna stawka taksy notarialnej za sporządzenie odpisu lub wypisu wynosi 6 złotych netto za każdą rozpoczętą stronę dokumentu. Jest to kwota podstawowa, od której zaczynamy kalkulację.
Ukryty koszt, o którym musisz pamiętać: podatek VAT
Warto pamiętać, że do podanej kwoty netto zawsze należy doliczyć podatek od towarów i usług, czyli VAT w wysokości 23%. Oznacza to, że faktyczny koszt za każdą rozpoczętą stronę odpisu aktu notarialnego wynosi 7,38 zł brutto. To istotna informacja, którą często pomijamy, a która ma wpływ na ostateczną cenę.
Przykładowe wyliczenia: symulacja kosztów dla 5, 10 i 15-stronicowego aktu
Aby lepiej zobrazować, ile faktycznie zapłacimy za odpis, przygotowałem kilka przykładowych wyliczeń, bazując na stawce 7,38 zł brutto za stronę:
| Liczba stron aktu | Całkowity koszt brutto |
|---|---|
| 5 | 36,90 zł |
| 10 | 73,80 zł |
| 15 | 110,70 zł |
Jak widać, ostateczny koszt jest bezpośrednio proporcjonalny do objętości dokumentu, dlatego zawsze warto zorientować się, ile stron ma akt, którego odpis potrzebujemy.
[search_image] kancelaria notarialna archiwum sądowe
Gdzie i jak uzyskać odpis aktu notarialnego? Procedura krok po kroku
Zasada 10 lat: Kiedy udać się do notariusza, a kiedy do sądu?
Kluczową kwestią, która decyduje o tym, gdzie należy się udać po odpis aktu notarialnego, jest jego wiek. Obowiązuje tu tzw. zasada 10 lat. Jeśli akt notarialny został sporządzony nie wcześniej niż 10 lat temu, jego oryginał wciąż znajduje się w kancelarii notarialnej, która go sporządziła. W takim przypadku po odpis udajemy się bezpośrednio do tej kancelarii. Natomiast, jeśli od sporządzenia aktu minęło ponad 10 lat, notariusz miał obowiązek przekazać oryginał do archiwum wydziału ksiąg wieczystych odpowiedniego sądu rejonowego. Wówczas to do sądu należy złożyć wniosek o wydanie odpisu.
Jak uzyskać odpis z kancelarii notarialnej (dla aktów do 10 lat)?
Uzyskanie odpisu w kancelarii notarialnej, która sporządziła akt do 10 lat wstecz, jest zazwyczaj najszybszą i najprostszą drogą. Wystarczy skontaktować się z kancelarią, podać niezbędne informacje identyfikujące akt (o czym szerzej opowiem później) i umówić się na odbiór. Często odpis można otrzymać od ręki lub na następny dzień roboczy. Notariusz sporządza odpis, poświadcza go i wydaje uprawnionej osobie po uiszczeniu taksy notarialnej.
Procedura w sądzie rejonowym (dla aktów starszych niż 10 lat)
Jeśli akt notarialny ma więcej niż 10 lat, należy złożyć wniosek o jego odpis w archiwum wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego, właściwego dla miejsca sporządzenia aktu. Procedura ta jest zazwyczaj bardziej czasochłonna niż w kancelarii notarialnej. Wniosek musi być złożony na piśmie, a czas oczekiwania na wydanie odpisu może wynosić od kilku dni do nawet kilku tygodni, w zależności od obłożenia sądu.
Jakie dodatkowe opłaty mogą Cię czekać w sądzie?
W przypadku uzyskiwania odpisu aktu notarialnego z archiwum sądu rejonowego, oprócz standardowej opłaty za każdą stronę odpisu, mogą pojawić się dodatkowe koszty. Zazwyczaj są to:
- Opłata za wniosek: Kwota ta waha się zazwyczaj od 20 do 50 złotych.
- Opłata kancelaryjna za wyszukanie dokumentu: Jest to opłata za pracę archiwisty, który musi odnaleźć konkretny akt w zasobach sądowych. Wysokość tej opłaty również jest zróżnicowana i zależy od konkretnego sądu.
Co zrobić, jeśli kancelaria, w której sporządzono akt, już nie istnieje?
Zdarza się, że kancelaria notarialna, która sporządziła akt, została zamknięta, zanim upłynął 10-letni okres przechowywania dokumentów. W takiej sytuacji nie należy panikować. Informację o tym, gdzie zostały przekazane akty tej kancelarii, można uzyskać, kontaktując się z radą właściwej izby notarialnej. To właśnie izby notarialne nadzorują działalność notariuszy i posiadają rejestry dotyczące archiwizacji dokumentów w przypadku likwidacji kancelarii.
Kto może uzyskać odpis aktu notarialnego? Sprawdź swoje uprawnienia
Nie każdy może ot tak po prostu uzyskać odpis dowolnego aktu notarialnego. Prawo do wglądu i otrzymania kopii jest ściśle określone i ma na celu ochronę prywatności oraz danych zawartych w dokumentach. Z mojego doświadczenia wynika, że to jedna z najczęściej zadawanych kwestii.
Strony umowy i ich następcy prawni kto ma pierwszeństwo?
Prawo do uzyskania odpisu aktu notarialnego przysługuje przede wszystkim:
- Stronom aktu notarialnego: Czyli osobom, które pierwotnie podpisały dany dokument. Mają one pełne prawo do uzyskania jego kopii w dowolnym momencie.
- Następcom prawnym stron: To bardzo ważna kategoria, obejmująca na przykład spadkobierców stron aktu. Jeśli odziedziczyłeś majątek, którego dotyczy akt, masz prawo do uzyskania jego odpisu, aby udokumentować swoje prawa.
- Osobom, dla których w treści aktu zastrzeżono prawo do otrzymania odpisu: Czasami w treści aktu notarialnego, np. testamentu czy umowy, notariusz może zaznaczyć, że konkretna osoba (nawet niebędąca stroną) ma prawo do otrzymania odpisu.
Jak udowodnić swoje prawo do uzyskania dokumentu?
Aby uzyskać odpis, musisz nie tylko oświadczyć, że jesteś uprawniony, ale także to udowodnić. W przypadku stron aktu wystarczy dokument tożsamości. Jeśli jesteś następcą prawnym, np. spadkobiercą, będziesz musiał przedstawić odpowiednie dokumenty potwierdzające Twoje uprawnienia. Może to być postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza, a w niektórych przypadkach również akt małżeństwa lub urodzenia, potwierdzający pokrewieństwo.
Czy osoba trzecia może wnioskować o odpis Twojego aktu?
Zasadniczo, osoba trzecia, która nie jest stroną aktu ani jej następcą prawnym, nie ma prawa do uzyskania odpisu. Istnieją jednak pewne, ściśle określone wyjątkowe sytuacje, w których jest to możliwe. Taka osoba musiałaby uzyskać pisemną zgodę wszystkich stron aktu notarialnego na wydanie odpisu. Alternatywnie, odpis może zostać wydany na podstawie orzeczenia sądu, które nakazuje notariuszowi lub sądowi rejonowemu wydanie dokumentu osobie trzeciej. Są to jednak rzadkie przypadki, najczęściej związane z postępowaniami sądowymi.
[search_image] dokumenty do notariusza
Jak przygotować się do uzyskania odpisu? Niezbędne dokumenty i informacje
Skuteczne i szybkie uzyskanie odpisu aktu notarialnego w dużej mierze zależy od odpowiedniego przygotowania. Zawsze radzę moim klientom, aby przed wizytą w kancelarii czy sądzie zgromadzili wszystkie niezbędne informacje i dokumenty. To pozwoli uniknąć niepotrzebnych opóźnień.
Lista niezbędnych dokumentów, które musisz ze sobą zabrać
Podstawą jest zawsze potwierdzenie tożsamości oraz, w razie potrzeby, udokumentowanie Twoich uprawnień do otrzymania odpisu:
- Dokument tożsamości: Dowód osobisty lub paszport. Jest to absolutnie niezbędne do weryfikacji Twojej tożsamości.
- Dokumenty potwierdzające uprawnienia (jeśli dotyczy): Jeśli nie jesteś stroną aktu, ale np. spadkobiercą, musisz mieć ze sobą dokumenty takie jak postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia, akt małżeństwa, czy akt urodzenia.
Jakie informacje o akcie warto znać, by przyspieszyć proces?
Im więcej szczegółów o akcie notarialnym jesteś w stanie podać, tym szybciej notariusz lub pracownik sądu odnajdzie właściwy dokument. Kluczowe informacje to:
- Data sporządzenia aktu: Dokładna data (dzień, miesiąc, rok) jest niezwykle pomocna.
- Numer repertorium (jeśli znany): To unikalny numer, pod którym akt został zarejestrowany w kancelarii notarialnej. Jeśli go znasz, to znacznie przyspieszy wyszukiwanie.
- Imiona i nazwiska stron aktu: Podanie wszystkich stron, które brały udział w czynności, jest bardzo ważne.
- Rodzaj czynności: Np. umowa sprzedaży nieruchomości, umowa darowizny, testament, umowa majątkowa małżeńska itp.
Wniosek o wydanie odpisu co powinien zawierać?
W przypadku uzyskiwania odpisu w kancelarii notarialnej, wniosek często ma formę ustną. Wystarczy, że podasz notariuszowi lub jego pracownikowi wszystkie niezbędne informacje o akcie i swoją tożsamość. Natomiast w sądzie rejonowym, wniosek musi być złożony na piśmie. Powinien on zawierać Twoje dane osobowe (imię, nazwisko, adres, PESEL), dane kontaktowe, a także wszystkie dostępne informacje identyfikujące akt, o których wspomniałem wcześniej (data, numer repertorium, strony, rodzaj czynności). Należy również wskazać, że prosisz o wydanie odpisu aktu notarialnego.
Elektroniczny odpis aktu notarialnego: Czy to możliwe i kiedy ma moc prawną?
W dobie cyfryzacji wiele osób zastanawia się, czy istnieje możliwość uzyskania odpisu aktu notarialnego w formie elektronicznej. Odpowiedź brzmi: tak, jest to możliwe, ale z pewnymi ważnymi zastrzeżeniami dotyczącymi jego mocy prawnej.
Czym jest elektroniczny odpis i kiedy ma moc prawną?
Elektroniczny odpis aktu notarialnego to zazwyczaj plik w formacie PDF, który został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza. Taki dokument ma pełną moc prawną oryginału, ale tylko i wyłącznie w formie cyfrowej. Oznacza to, że może być przesyłany drogą elektroniczną i akceptowany przez instytucje, które są przygotowane na przyjmowanie dokumentów w tej formie i weryfikację podpisu elektronicznego. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie w wielu sytuacjach.
Zalety i wady cyfrowej wersji dokumentu
Elektroniczny odpis aktu notarialnego niesie ze sobą zarówno korzyści, jak i pewne ograniczenia:
-
Zalety:
- Łatwość przesyłania: Można go szybko wysłać mailem do banku, urzędu czy innej instytucji.
- Dostępność: Dostęp do dokumentu jest możliwy z każdego miejsca i o każdej porze, o ile mamy dostęp do urządzenia elektronicznego.
- Ekologia: Ogranicza zużycie papieru.
-
Wady:
- Moc prawna tylko w formie cyfrowej: Najważniejsza wada wydruk elektronicznego odpisu aktu notarialnego jest traktowany jedynie jako zwykła kserokopia i nie posiada mocy prawnej oryginału. To kluczowa informacja, o której często zapominamy.
- Wymóg weryfikacji podpisu: Instytucje przyjmujące elektroniczny odpis muszą mieć możliwość weryfikacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego notariusza.
Przeczytaj również: Odpis aktu zgonu: Kto wydaje? Uzyskaj go sprawnie i bez błędów.
Kiedy tradycyjny, papierowy odpis wciąż jest niezastąpiony?
Mimo rosnącej popularności dokumentów cyfrowych, tradycyjny, papierowy odpis aktu notarialnego wciąż pozostaje niezastąpiony w wielu sytuacjach. Dzieje się tak przede wszystkim w urzędach i instytucjach, które nie są jeszcze w pełni przystosowane do przyjmowania i weryfikacji dokumentów w formie cyfrowej. Wiele placówek nadal wymaga fizycznej, opieczętowanej i podpisanej kopii dokumentu. Ponadto, w niektórych postępowaniach sądowych czy administracyjnych, gdzie wymagana jest "oryginalna" forma dokumentu, papierowy odpis z pieczęcią notariusza jest jedyną akceptowalną opcją. Zawsze warto wcześniej upewnić się w danej instytucji, jaką formę odpisu akceptują.
