Jako przedsiębiorca transportowy, doskonale wiem, że gąszcz przepisów potrafi przyprawić o zawrót głowy. Jednym z kluczowych, a często niedocenianych obowiązków, jest coroczne oświadczenie o zatrudnieniu kierowców. To dokument, który precyzyjnie informuje organy nadzoru o strukturze zatrudnienia w Twojej firmie, a jego prawidłowe złożenie jest absolutnie niezbędne dla zachowania zgodności z prawem. W tym artykule wyjaśnię, na kim spoczywa ten obowiązek, jak go poprawnie wypełnić i co grozi za jego zignorowanie.
Obowiązek złożenia oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy spoczywa na przedsiębiorcy kluczowe informacje
- Wyłącznym podmiotem odpowiedzialnym za złożenie oświadczenia jest przedsiębiorca (pracodawca), nie kierowca.
- Obowiązek ten wynika z art. 7a ust. 8 ustawy o transporcie drogowym, wprowadzonego nowelizacją z 2022 roku.
- Dokument należy składać corocznie, do 31 marca, za poprzedni rok kalendarzowy.
- W oświadczeniu wymagane są dwie kluczowe dane: liczba wszystkich zatrudnionych na 31 grudnia oraz średnia arytmetyczna kierowców.
- Oświadczenie składa się do organu, który wydał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (GITD lub Starostwo).
- Niezłożenie oświadczenia w terminie skutkuje karą finansową w wysokości 800 zł.
Przedsiębiorca czy kierowca rozwiewamy wątpliwości raz na zawsze
Z mojego doświadczenia wynika, że to jedno z najczęstszych pytań, które pojawia się w kontekście tego dokumentu. Chcę to jasno podkreślić: wyłączny obowiązek wypełnienia i złożenia oświadczenia spoczywa na przedsiębiorcy posiadającym zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. To Ty, jako pracodawca, jesteś za to odpowiedzialny. Kierowca nie ma żadnego prawnego obowiązku ani uprawnienia do składania tego dokumentu. W praktyce, oświadczenie może wypełnić właściciel firmy, osoba zarządzająca transportem lub upoważniony pracownik (np. z działu kadr), ale zawsze działający na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez przedsiębiorcę.
Podstawa prawna obowiązku: skąd wziął się ten wymóg?
Wymóg składania oświadczenia o zatrudnieniu kierowców nie jest nowością, ale jego obecna forma i rygor wynikają z konkretnych przepisów. Podstawą prawną jest art. 7a ust. 8 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Ten przepis został wprowadzony nowelizacją z dnia 26 stycznia 2022 roku, która miała na celu uszczelnienie systemu i zwiększenie transparentności w sektorze transportu drogowego.
Art. 7a ust. 8 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym stanowi, że „Przedsiębiorca jest obowiązany corocznie, w terminie do dnia 31 marca, przedstawiać organowi, który udzielił zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych, w tym kierowców.”
Niezbędne dane do oświadczenia: co musisz przygotować?
Liczba zatrudnionych na 31 grudnia kogo dokładnie należy uwzględnić?
W oświadczeniu musisz podać łączną liczbę wszystkich osób zatrudnionych w Twoim przedsiębiorstwie na dzień 31 grudnia poprzedniego roku. I tu uwaga: nie chodzi tylko o kierowców! Należy uwzględnić wszystkich pracowników, niezależnie od ich stanowiska. Oznacza to, że do tej liczby wliczasz zarówno kierowców, jak i pracowników administracji, mechaników, spedytorów, osoby z działu kadr czy księgowości. Ważne jest również, że dotyczy to wszystkich form zatrudnienia zarówno umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych czy samozatrudnienia, o ile osoby te świadczyły pracę na rzecz Twojej firmy w tym dniu.
Średnia arytmetyczna liczba kierowców: jak poprawnie ją obliczyć?
To jest element, który często sprawia najwięcej problemów, ale w rzeczywistości jest dość prosty. Aby poprawnie obliczyć średnią arytmetyczną liczbę kierowców, należy postępować według następującej zasady: sumujesz liczbę kierowców zatrudnionych w każdym z 12 miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego, a następnie dzielisz uzyskaną sumę przez 12. Pamiętaj, że przy tych obliczeniach nie ma znaczenia wymiar etatu każdy kierowca, niezależnie od tego, czy pracuje na pełny etat, pół etatu czy na umowie zlecenie, liczy się jako jedna osoba. Liczy się fakt zatrudnienia w danym miesiącu.
Oto prosty przykład:
Firma "Szybki Transport" zatrudniała:
Styczeń: 5 kierowców
Luty: 5 kierowców
Marzec: 6 kierowców
Kwiecień: 6 kierowców
Maj: 7 kierowców
Czerwiec: 7 kierowców
Lipiec: 7 kierowców
Sierpień: 8 kierowców
Wrzesień: 8 kierowców
Październik: 8 kierowców
Listopad: 7 kierowców
Grudzień: 6 kierowców
Suma kierowców w roku: 5 + 5 + 6 + 6 + 7 + 7 + 7 + 8 + 8 + 8 + 7 + 6 = 80
Średnia arytmetyczna: 80 / 12 = 6,67 (zaokrąglamy do dwóch miejsc po przecinku).
Umowa o pracę, zlecenie, a może B2B? Które formy zatrudnienia wliczać do statystyk?
W kontekście oświadczenia o zatrudnieniu kierowców, organy nadzoru interesuje faktyczne wykonywanie operacji transportowych na rzecz Twojej firmy. Dlatego też, przy obliczaniu średniej liczby kierowców, musisz uwzględnić wszystkie osoby, które w danym miesiącu wykonywały przewozy dla Twojego przedsiębiorstwa, niezależnie od formy prawnej ich zatrudnienia. Obejmuje to kierowców zatrudnionych na umowę o pracę, na umowę zlecenie, a także samozatrudnionych (prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i świadczących usługi transportowe na podstawie faktur popularne B2B). Ważne jest, aby żadna z tych grup nie została pominięta, aby dane były kompletne i zgodne ze stanem faktycznym.
Procedura składania oświadczenia: gdzie i jak to zrobić?
GITD czy Starostwo? Jak ustalić właściwy organ dla Twojej firmy?
Kluczowe jest, aby oświadczenie trafiło do właściwego adresata. Zgodnie z przepisami, dokument składa się do organu, który udzielił Ci zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Zazwyczaj są to dwie główne instytucje: jeśli Twoje zezwolenie zostało wydane przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD), to właśnie tam musisz złożyć oświadczenie. Natomiast jeśli zezwolenie wydał Starosta lub Prezydent miasta na prawach powiatu (co często ma miejsce w przypadku mniejszych firm lub przewozów lokalnych), to do tego organu należy skierować dokument.
Składanie elektroniczne przez ePUAP instrukcja dla składających do GITD
Dla przedsiębiorców, których zezwolenie zostało wydane przez GITD, sprawa jest prosta i jednoznaczna: złożenie oświadczenia odbywa się wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem platformy ePUAP. Nie ma możliwości wysłania go pocztą tradycyjną czy złożenia osobiście. Oto ogólne kroki, które należy wykonać:
- Zaloguj się na platformę ePUAP za pomocą Profilu Zaufanego lub e-dowodu.
- Wyszukaj usługę związaną ze składaniem oświadczeń dla przewoźników drogowych (często jest to formularz o nazwie "Oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych, w tym kierowców").
- Wypełnij formularz elektroniczny, wprowadzając wszystkie wymagane dane (liczba zatrudnionych na 31 grudnia, średnia arytmetyczna kierowców).
- Podpisz dokument Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Wyślij wypełniony i podpisany formularz. Potwierdzenie złożenia otrzymasz na swoją skrzynkę odbiorczą ePUAP.
Tradycyjna forma papierowa kiedy jest dopuszczalna?
Jeśli Twoje zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego zostało wydane przez Starostę lub Prezydenta miasta na prawach powiatu, masz możliwość wyboru. W takim przypadku tradycyjna forma papierowa jest dopuszczalna. Możesz złożyć wypełniony i podpisany dokument osobiście w urzędzie lub wysłać go pocztą, najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. To zapewnia dowód nadania i odbioru, co jest zawsze dobrą praktyką w kontaktach z administracją.
Absolutnie ostateczny termin: dlaczego 31 marca to data, której nie można przegapić?
Termin jest nieugięty i warto go sobie zapisać w kalendarzu dużymi literami: oświadczenie należy składać corocznie w terminie do 31 marca każdego roku za rok poprzedni. Oznacza to, że do 31 marca 2025 roku musisz złożyć oświadczenie dotyczące danych za rok 2024. Jest to termin bezwzględny, a jego przekroczenie, nawet o jeden dzień, jest traktowane jako naruszenie przepisów i wiąże się z konkretnymi konsekwencjami prawnymi. Dlatego zawsze radzę, aby nie czekać na ostatnią chwilę i zająć się tym obowiązkiem z odpowiednim wyprzedzeniem.
Najczęstsze błędy i pułapki jak ich uniknąć?
Błędne obliczenie średniej na co zwrócić szczególną uwagę?
Jak już wspomniałem, poprawne obliczenie średniej arytmetycznej liczby kierowców to często punkt zapalny. Najczęstsze błędy to nieuwzględnianie wszystkich miesięcy lub błędne sumowanie. Pamiętaj, aby zsumować liczbę kierowców z każdego z 12 miesięcy kalendarzowych (od stycznia do grudnia) i dopiero tę sumę podzielić przez 12. Ponownie podkreślam: każdy kierowca, niezależnie od wymiaru etatu czy formy umowy, liczy się jako jedna osoba w danym miesiącu. Dokładność w tym miejscu jest kluczowa.
Pominięcie kierowców na umowach cywilnoprawnych i B2B
Kolejnym bardzo częstym błędem, z którym się spotykam, jest pomijanie w statystykach kierowców zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie) lub tych, którzy świadczą usługi transportowe w ramach samozatrudnienia (B2B). Wiele firm skupia się wyłącznie na pracownikach etatowych. To poważny błąd! Wszystkie osoby, które faktycznie wykonują przewozy na rzecz Twojego przedsiębiorcy, muszą być wliczone do oświadczenia. Organy kontrolne są coraz bardziej wyczulone na takie niedopatrzenia.
Złożenie dokumentu do niewłaściwego urzędu
Niestety, zdarza się, że przedsiębiorcy składają oświadczenie do niewłaściwego organu, co skutkuje uznaniem dokumentu za niezłożony. Pamiętaj o prostej zasadzie: oświadczenie należy złożyć do organu, który wydał Twojej firmie zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Jeśli masz wątpliwości, sprawdź swoje dokumenty licencyjne tam znajdziesz informację, kto jest organem wydającym.
Co zrobić, gdy już po wysłaniu odkryjesz błąd w oświadczeniu?
Nikt nie jest nieomylny, a pomyłki się zdarzają. Jeśli już po wysłaniu oświadczenia odkryjesz w nim błąd, nie panikuj. Najważniejsze jest, aby działać szybko. Należy jak najszybciej złożyć nowy, poprawnie wypełniony formularz. Dołącz do niego stosowne sprostowanie lub krótką informację o korekcie, wskazując, że jest to poprawiona wersja wcześniej złożonego dokumentu. Taka proaktywna postawa może uchronić Cię przed niepotrzebnymi konsekwencjami.
Konsekwencje niedopełnienia obowiązku: co grozi za brak oświadczenia?
Kara finansowa ile wynosi i na jakiej podstawie jest nakładana?
Niezłożenie oświadczenia w wymaganym terminie nie jest drobnym uchybieniem, lecz traktowane jest jako poważne naruszenie obowiązków administracyjnych. Organy nadzoru są w tej kwestii bezwzględne. Zgodnie z taryfikatorem kar, który jest załącznikiem nr 3 do ustawy o transporcie drogowym, za niezłożenie oświadczenia w terminie grozi kara finansowa w wysokości 800 zł. To stała kwota, niezależna od wielkości firmy czy liczby zatrudnionych kierowców.
Czy brak oświadczenia może wpłynąć na licencję transportową?
Chociaż niezłożenie oświadczenia nie prowadzi bezpośrednio do cofnięcia licencji transportowej, jest to poważne naruszenie administracyjne. Każde takie uchybienie jest odnotowywane i może być brane pod uwagę w kontekście ogólnej rzetelności przedsiębiorcy oraz przestrzegania przez niego przepisów. W przypadku ponownych naruszeń lub w połączeniu z innymi problemami, może to negatywnie wpłynąć na Twoją reputację i relacje z organami nadzoru, a w skrajnych przypadkach, w dłuższej perspektywie, nawet na możliwość utrzymania licencji.
Szczególne przypadki: analiza niestandardowych sytuacji
Właściciel firmy jako jedyny kierowca jak poprawnie zaraportować dane?
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie właściciel firmy jest jednocześnie jedynym kierowcą, często pojawia się pytanie, jak poprawnie wypełnić oświadczenie. Odpowiedź jest prosta: musisz uwzględnić siebie w obu pozycjach oświadczenia. Czyli zarówno jako osobę zatrudnioną na dzień 31 grudnia poprzedniego roku, jak i przy obliczaniu średniej arytmetycznej liczby kierowców. W końcu to Ty wykonujesz operacje transportowe na rzecz swojej firmy.
Przeczytaj również: PGE: Oświadczenie o gotowości instalacji wypełnij bezbłędnie!
Pełnomocnictwo do złożenia oświadczenia kiedy jest potrzebne i jak je przygotować?
Jeśli oświadczenie składa inna osoba niż właściciel firmy (np. upoważniony pracownik działu kadr, księgowa czy zewnętrzny doradca), konieczne jest posiadanie pisemnego pełnomocnictwa. Bez niego, złożony dokument może zostać uznany za nieważny. Pełnomocnictwo powinno zawierać:
- Dane mocodawcy (przedsiębiorcy) nazwa firmy, adres, NIP.
- Dane pełnomocnika (osoby upoważnionej) imię, nazwisko, adres, numer PESEL.
- Jasne określenie zakresu uprawnień, czyli do złożenia oświadczenia o zatrudnieniu kierowców za konkretny rok.
- Datę i miejsce sporządzenia pełnomocnictwa.
- Podpisy mocodawcy i pełnomocnika.
Pamiętaj, aby dołączyć kopię pełnomocnictwa do składanego oświadczenia, zwłaszcza w przypadku formy papierowej.
Uwaga, to nie to samo! Czym różni się oświadczenie z ustawy o transporcie drogowym od tego z ustawy o czasie pracy kierowców?
W branży transportowej funkcjonują dwa dokumenty, które bywają mylone ze względu na podobne nazewnictwo, ale mają zupełnie inne przeznaczenie i podmioty zobowiązane do ich wypełnienia. To, o czym rozmawiamy w tym artykule, to oświadczenie z art. 7a ust. 8 ustawy o transporcie drogowym. Składa je przedsiębiorca (pracodawca) i dotyczy ono ogólnej liczby osób zatrudnionych w firmie oraz średniej liczby kierowców w poprzednim roku.
Istnieje jednak również inne oświadczenie, uregulowane w art. 24 ustawy o czasie pracy kierowców. To oświadczenie wypełnia sam kierowca i dotyczy ono jego wymiaru zatrudnienia u innych pracodawców lub braku takiego zatrudnienia. Jest to kluczowe dla prawidłowego rozliczania czasu pracy i unikania przekroczeń. Pamiętaj, aby nie mylić tych dwóch odrębnych dokumentów, ponieważ ich cel, forma i podmiot zobowiązany są całkowicie różne.
