Spółka cudzoziemcem? Wzór oświadczenia i uniknij nieważności transakcji!

W polskim systemie prawnym status spółki jako "cudzoziemca" ma fundamentalne znaczenie, zwłaszcza w kontekście transakcji dotyczących nieruchomości. Ten artykuł wyjaśni, kiedy polska spółka jest uznawana za cudzoziemca, jakie są tego konsekwencje oraz jak prawidłowo sporządzić wymagane oświadczenie, aby uniknąć poważnych problemów prawnych.

Dlaczego status "cudzoziemca" ma fundamentalne znaczenie dla polskiej spółki?

Określenie statusu spółki jako "cudzoziemca" jest w polskim prawie absolutnie kluczowe, szczególnie w kontekście ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Od tego, czy spółka zostanie uznana za cudzoziemca, zależy, czy będzie musiała uzyskać zezwolenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) na nabycie nieruchomości w Polsce. Brak takiego zezwolenia, gdy jest ono wymagane, może skutkować nieważnością całej transakcji, co jest moim zdaniem najpoważniejszą konsekwencją i źródłem ogromnych problemów prawnych i finansowych. Dlatego tak ważne jest, aby każda spółka, zwłaszcza z elementem zagranicznym w strukturze właścicielskiej, dokładnie zweryfikowała swój status przed podjęciem jakichkolwiek działań związanych z nieruchomościami.

Ustawa o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców co musisz wiedzieć?

Zgodnie z art. 1 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców (Dz.U. 2023 poz. 709 ze zm.), za "cudzoziemca" uważa się nie tylko osobę prawną i spółkę handlową nieposiadającą osobowości prawnej, która ma siedzibę za granicą. Definicja ta obejmuje również polskie spółki osoby prawne i spółki handlowe nieposiadające osobowości prawnej z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej które są kontrolowane bezpośrednio lub pośrednio przez cudzoziemców. Oznacza to, że nawet jeśli Twoja spółka jest zarejestrowana w Polsce i ma tu swoją siedzibę, jej status może być traktowany jako "cudzoziemiec", jeśli jej właściciele lub podmioty kontrolujące pochodzą z zagranicy. To rozszerzone rozumienie jest często pomijane, a jego konsekwencje mogą być bardzo dotkliwe.

Siedziba w Polsce to nie wszystko: rola kontroli zagranicznej w definicji.

Jak już wspomniałem, sama siedziba spółki w Polsce nie gwarantuje, że nie zostanie ona uznana za cudzoziemca. Kluczowe jest pojęcie "kontroli zagranicznej". Spółka z siedzibą w Polsce jest traktowana jako cudzoziemiec, jeśli podmiot zagraniczny (czy to osoba fizyczna nieposiadająca polskiego obywatelstwa, czy inna spółka z siedzibą za granicą) dysponuje bezpośrednio lub pośrednio powyżej 50% głosów na zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu. Może to również dotyczyć sytuacji, gdy podmiot zagraniczny ma pozycję dominującą w rozumieniu przepisów Kodeksu spółek handlowych, nawet jeśli formalnie nie przekracza 50% udziałów. Przykładowo, jeśli zagraniczna spółka-matka posiada 51% udziałów w polskiej spółce z o.o., to polska spółka jest cudzoziemcem. Podobnie, jeśli trzech obywateli Niemiec posiada po 20% udziałów w polskiej spółce akcyjnej (łącznie 60%), to również jest ona uznawana za cudzoziemca, mimo że żaden z nich indywidualnie nie przekracza 50%.

Jak ustalić, czy Twoja spółka jest cudzoziemcem?

Weryfikacja statusu spółki wymaga dokładnej analizy jej struktury. Nie jest to zawsze proste, ale istnieją konkretne kroki, które należy podjąć.

Analiza KRS: Które działy rejestru zdradzają status spółki?

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) jest podstawowym źródłem informacji do weryfikacji statusu spółki. Aby ustalić, czy spółka jest cudzoziemcem, należy szczegółowo przeanalizować następujące działy aktualnego odpisu z rejestru:

• Dział II (Wspólnicy/Akcjonariusze): To tutaj znajdziesz informacje o tym, kto posiada udziały lub akcje w spółce. Należy sprawdzić, czy wśród wspólników lub akcjonariuszy są osoby fizyczne nieposiadające polskiego obywatelstwa lub osoby prawne/spółki handlowe z siedzibą za granicą.
• Dział III (Struktura kapitałowa): W przypadku spółek akcyjnych, ten dział może dostarczyć dodatkowych informacji o kapitale zakładowym i jego podziale.
• Dział IV (Organy reprezentacji): Chociaż nie bezpośrednio związany z kontrolą, może pomóc w identyfikacji osób zarządzających, które często są również właścicielami lub reprezentantami podmiotów kontrolujących.

Szczególną uwagę zwracam na procentowy udział głosów na zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu. Jeśli suma udziałów należących do cudzoziemców przekracza 50%, to polska spółka jest cudzoziemcem.

Co oznacza "bezpośrednia lub pośrednia kontrola"? Praktyczne przykłady.

Pojęcie "bezpośredniej lub pośredniej kontroli" jest kluczowe i bywa źródłem nieporozumień. Bezpośrednia kontrola to sytuacja, gdy podmiot zagraniczny (osoba fizyczna lub prawna) bezpośrednio posiada ponad 50% udziałów lub akcji w polskiej spółce. Na przykład, niemiecka spółka GmbH posiada 60% udziałów w polskiej spółce z o.o. to jest bezpośrednia kontrola.

Pośrednia kontrola jest bardziej złożona. Występuje, gdy cudzoziemiec kontroluje polską spółkę poprzez inną spółkę lub łańcuch spółek. Przykładowo, jeśli amerykański inwestor posiada 100% udziałów w cypryjskiej spółce, a ta cypryjska spółka posiada 70% udziałów w polskiej spółce z o.o., to polska spółka jest pośrednio kontrolowana przez amerykańskiego inwestora, a zatem jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy. W takich przypadkach analiza struktury właścicielskiej może wymagać sprawdzenia wielu poziomów powiązań kapitałowych.

Spółka z o. o. vs. spółka akcyjna czy forma prawna ma znaczenie?

W kontekście ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, forma prawna spółki (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółka akcyjna) nie ma znaczenia dla kryterium "cudzoziemca". Przepisy ustawy stosują się zarówno do osób prawnych, jak i spółek handlowych nieposiadających osobowości prawnej (np. spółki komandytowej czy jawnej), o ile mają siedzibę za granicą lub są kontrolowane przez cudzoziemców. Kluczowym elementem jest zawsze struktura kontroli i pochodzenie kapitału, a nie sama nazwa czy forma prawna podmiotu. Zawsze więc musimy patrzeć na to, kto ostatecznie pociąga za sznurki.

Rola Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) w weryfikacji.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) odgrywa coraz większą rolę w procesie weryfikacji statusu spółki jako cudzoziemca. Rejestracja w CRBR wymaga wskazania beneficjentów rzeczywistych, czyli osób fizycznych, które faktycznie kontrolują spółkę. Oświadczenie o statusie cudzoziemca jest często kluczowe przy samej rejestracji w CRBR, a dane z CRBR mogą pomóc w identyfikacji rzeczywistych beneficjentów, zwłaszcza w złożonych strukturach właścicielskich. Jeśli beneficjentem rzeczywistym polskiej spółki jest cudzoziemiec (osoba fizyczna lub podmiot zagraniczny kontrolujący powyżej 25% udziałów/głosów), to jest to silna przesłanka, by uznać polską spółkę za cudzoziemca w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości.

Kiedy oświadczenie o statusie cudzoziemca jest wymagane?

Z mojego doświadczenia wynika, że istnieją konkretne sytuacje, w których bezwzględnie musimy pamiętać o tym oświadczeniu.

Zakup nieruchomości: Kluczowy moment, w którym notariusz zapyta o oświadczenie.

Najczęściej oświadczenie o statusie cudzoziemca jest wymagane przy transakcjach nabycia nieruchomości. Notariusze, jako osoby zaufania publicznego, mają obowiązek weryfikacji statusu nabywcy. Przed sporządzeniem aktu notarialnego dotyczącego zakupu nieruchomości, notariusz poprosi spółkę o złożenie takiego oświadczenia. Jest to niezbędne, aby ustalić, czy transakcja wymaga uzyskania zezwolenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. Notariusz musi mieć pewność, że działa zgodnie z prawem, a jego odpowiedzialność w tym zakresie jest duża. Bez prawidłowego oświadczenia notariusz może odmówić sporządzenia aktu.

Transakcje na udziałach i akcjach kiedy jeszcze musisz je złożyć?

Oświadczenie o statusie cudzoziemca jest również wymagane przy transakcjach nabycia udziałów lub akcji w spółkach, które są właścicielami nieruchomości w Polsce. Ustawa przewiduje, że nabycie lub objęcie udziałów/akcji w spółce będącej właścicielem nieruchomości może być równoznaczne z nabyciem nieruchomości, jeśli prowadzi do uzyskania kontroli nad tą spółką przez cudzoziemca. W praktyce oznacza to, że jeśli Twoja spółka, będąca cudzoziemcem, zamierza nabyć udziały w polskiej spółce posiadającej nieruchomości, również będzie wymagane zezwolenie MSWiA, a co za tym idzie odpowiednie oświadczenie dla notariusza lub organu administracyjnego.

Inne sytuacje urzędowe i biznesowe wymagające tego dokumentu.

Poza transakcjami nieruchomościowymi, oświadczenie o statusie cudzoziemca może być wymagane w innych, choć rzadszych, sytuacjach. Mogą to być:

• Postępowania administracyjne: W niektórych postępowaniach, np. dotyczących koncesji, pozwoleń czy dotacji, organ administracji może wymagać takiego oświadczenia, jeśli status zagraniczny ma znaczenie dla spełnienia warunków.
• Przetargi publiczne: W specyficznych przetargach, zwłaszcza tych o strategicznym znaczeniu, zamawiający może wymagać od oferentów ujawnienia ich statusu w kontekście kontroli zagranicznej.
• Specyficzne umowy biznesowe: W niektórych umowach handlowych, zwłaszcza w sektorach regulowanych lub wrażliwych, kontrahent może poprosić o takie oświadczenie w celu oceny ryzyka lub spełnienia własnych wewnętrznych procedur.

Jak prawidłowo przygotować oświadczenie o statusie spółki?

Prawidłowe sporządzenie oświadczenia to podstawa. Błędy mogą mieć poważne konsekwencje, dlatego zawsze zalecam precyzję.

Niezbędne elementy oświadczenia checklista.

Aby oświadczenie było ważne i spełniało swoją funkcję, musi zawierać szereg kluczowych informacji. Oto lista niezbędnych elementów, które zawsze powinny znaleźć się w takim dokumencie:

• Dane spółki: Pełna nazwa, siedziba, numer KRS, NIP, REGON.
• Jasne stwierdzenie statusu: Wyraźne wskazanie, czy spółka jest, czy nie jest cudzoziemcem w rozumieniu art. 1 ust. 2 pkt 4 ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
• Informacja o kontroli zagranicznej (jeśli dotyczy): Jeśli spółka ma siedzibę w Polsce, ale jest kontrolowana przez cudzoziemców, należy to precyzyjnie opisać, wskazując, że podmioty zagraniczne posiadają bezpośrednio lub pośrednio powyżej 50% głosów lub mają pozycję dominującą.
• Podstawa prawna: Wskazanie, że oświadczenie jest składane na podstawie art. 1 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
• Data i miejsce sporządzenia: Miejscowość i aktualna data.
• Podpisy osób uprawnionych do reprezentacji: Oświadczenie musi być podpisane przez osoby, które zgodnie z wpisem w KRS są uprawnione do reprezentowania spółki.
• Klauzula o odpowiedzialności karnej: Ważne jest, aby oświadczenie zawierało pouczenie o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań (art. 233 Kodeksu karnego).

Kto jest uprawniony do podpisania dokumentu w imieniu spółki?

Oświadczenie o statusie spółki jako cudzoziemca musi być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki. Oznacza to, że należy sprawdzić aktualny odpis spółki z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), w którym wskazane są zasady reprezentacji (np. zarząd jednoosobowy, dwuosobowy, prokurenci). To właśnie te osoby, zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi w umowie lub statucie spółki oraz wpisem w KRS, są właściwe do złożenia takiego oświadczenia. Złożenie oświadczenia przez osobę nieuprawnioną może skutkować jego nieważnością i brakiem mocy prawnej.

Wzór oświadczenia o statusie spółki gotowy szablon do wykorzystania.

Poniżej przedstawiam uniwersalny wzór oświadczenia, który możesz wykorzystać, pamiętając o uzupełnieniu wszystkich danych i wybraniu właściwej opcji:

[Miejscowość], dnia [data]

OŚWIADCZENIE O STATUSIE SPÓŁKI W ROZUMIENIU USTAWY O NABYWANIU NIERUCHOMOŚCI PRZEZ CUDZOZIEMCÓW

Ja/My, niżej podpisany/i:

1. [Imię i Nazwisko], [stanowisko], działający w imieniu i na rzecz spółki [Pełna nazwa spółki], z siedzibą w [Adres siedziby], wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS [Numer KRS], NIP [NIP], REGON [REGON], reprezentowanej zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi w umowie/statucie spółki (dalej: „Spółka”).

Oświadczam/y, że:

1. Spółka JEST / NIE JEST (wybrać właściwe) cudzoziemcem w rozumieniu art. 1 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców (Dz.U. 2023 poz. 709 ze zm.).
2. W przypadku, gdy Spółka posiada siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, oświadczam/y, że JEST / NIE JEST (wybrać właściwe) kontrolowana bezpośrednio lub pośrednio przez cudzoziemców w rozumieniu art. 1 ust. 2 pkt 4 ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, tj. podmioty zagraniczne nie posiadają bezpośrednio lub pośrednio powyżej 50% głosów na zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu, ani nie mają pozycji dominującej w rozumieniu przepisów Kodeksu spółek handlowych.
3. Niniejsze oświadczenie składam/y pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, zgodnie z art. 233 Kodeksu karnego.

____________________________
[Podpis i pieczęć spółki, imię i nazwisko osoby/osób uprawnionych do reprezentacji]

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu oświadczenia i jak ich uniknąć.

W mojej praktyce często spotykam się z błędami, które można łatwo wyeliminować. Oto najczęstsze z nich i wskazówki, jak ich uniknąć:

• Brak wszystkich danych spółki: Upewnij się, że wszystkie dane identyfikacyjne spółki (KRS, NIP, REGON) są kompletne i aktualne.
• Błędna podstawa prawna: Zawsze odwołuj się do aktualnego brzmienia art. 1 ust. 2 pkt 4 ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
• Podpisanie przez nieuprawnioną osobę: Zawsze sprawdź aktualny odpis KRS i zasady reprezentacji spółki. Tylko osoby uprawnione mogą skutecznie podpisać oświadczenie.
• Nieprawidłowa ocena statusu kontroli: To najpoważniejszy błąd. Dokładnie przeanalizuj strukturę właścicielską spółki, w tym pośrednie powiązania, aby prawidłowo określić, czy spółka jest kontrolowana przez cudzoziemców. W razie wątpliwości, lepiej założyć status cudzoziemca i skonsultować się z prawnikiem.
• Brak klauzuli o odpowiedzialności karnej: Choć notariusz może ją dodać, warto, aby oświadczenie już ją zawierało, podkreślając powagę dokumentu.

Skutki prawne statusu cudzoziemca

Niezrozumienie statusu cudzoziemca i związane z tym zaniedbania mogą prowadzić do bardzo poważnych konsekwencji prawnych.

Zezwolenie MSWiA: Kiedy jest konieczne i jak wygląda procedura?

Jeśli spółka zostanie uznana za cudzoziemca w rozumieniu ustawy, a zamierza nabyć nieruchomość w Polsce, w większości przypadków konieczne będzie uzyskanie zezwolenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. Istnieją pewne wyjątki (np. nabycie samodzielnego lokalu mieszkalnego, garażu), ale co do zasady, zezwolenie jest wymagane. Jest to procedura administracyjna, która wymaga złożenia obszernego wniosku, dołączenia wielu dokumentów (np. dotyczących finansowania, celu nabycia, powiązań kapitałowych) i spełnienia określonych warunków. Proces ten może być długotrwały i skomplikowany, dlatego warto rozpocząć go odpowiednio wcześnie.

Co grozi za złożenie fałszywego oświadczenia? Analiza odpowiedzialności karnej.

Złożenie nieprawdziwego oświadczenia o statusie spółki jako cudzoziemca jest traktowane bardzo poważnie. Zgodnie z art. 233 Kodeksu karnego, kto, składając zeznanie mające służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, zeznaje nieprawdę lub zataja prawdę, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8. Oświadczenie składane notariuszowi jest właśnie takim zeznaniem. Odpowiedzialność karna dotyczy osób, które faktycznie złożyły fałszywe oświadczenie, czyli najczęściej członków zarządu lub innych osób reprezentujących spółkę.

Nieważność transakcji najpoważniejsza konsekwencja działania bez zezwolenia.

Absolutnie najpoważniejszą konsekwencją, o której zawsze przestrzegam, jest nieważność transakcji nabycia nieruchomości dokonanej bez wymaganego zezwolenia. Jeśli spółka, będąca cudzoziemcem, nabyła nieruchomość bez zezwolenia MSWiA (np. w wyniku złożenia fałszywego oświadczenia o swoim statusie), taka transakcja jest z mocy prawa nieważna. Oznacza to, że spółka nigdy nie stała się prawnym właścicielem nieruchomości, a cała umowa jest traktowana tak, jakby nigdy nie została zawarta. Konsekwencje są katastrofalne utrata zainwestowanych środków, konieczność zwrotu nieruchomości, a także potencjalne roszczenia odszkodowawcze. To ryzyko jest na tyle duże, że zawsze rekomenduję maksymalną ostrożność i precyzję.

Jak zapewnić zgodność z przepisami?

Podsumowując, aby uniknąć problemów, warto trzymać się kilku fundamentalnych zasad.

Kluczowe wnioski: zapamiętaj te 3 zasady.

1. Precyzyjna weryfikacja statusu: Zawsze dokładnie analizuj strukturę właścicielską swojej spółki, korzystając z KRS, CRBR oraz umów spółki, aby jednoznacznie ustalić, czy jest ona cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości. Pamiętaj o kontroli bezpośredniej i pośredniej.
2. Prawidłowe sporządzenie oświadczenia: Zadbaj o to, aby oświadczenie zawierało wszystkie niezbędne elementy, było aktualne i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki. Skorzystaj z gotowego wzoru, ale zawsze go spersonalizuj.
3. Świadomość konsekwencji prawnych: Miej pełną świadomość, że złożenie fałszywego oświadczenia lub działanie bez wymaganego zezwolenia MSWiA może prowadzić do odpowiedzialności karnej oraz nieważności całej transakcji nabycia nieruchomości.

Przeczytaj również: Pisz oświadczenie o miejscu zamieszkania bez błędów! Kompletny wzór

Gdzie szukać pomocy prawnej w skomplikowanych przypadkach?

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, złożonych struktur właścicielskich, czy konieczności uzyskania zezwolenia MSWiA, zdecydowanie warto skorzystać z pomocy prawnika. Specjalista z zakresu prawa nieruchomości lub prawa handlowego będzie w stanie prawidłowo ocenić status spółki, pomóc w sporządzeniu oświadczenia, a także przeprowadzić przez skomplikowaną procedurę uzyskania zezwolenia. Inwestycja w profesjonalne doradztwo prawne to często najlepsza gwarancja bezpieczeństwa i uniknięcia kosztownych błędów.