Oświadczenie o statusie cudzoziemca spółki: wzór i uniknij pułapek!

Dlaczego notariusz pyta o status cudzoziemca Twojej firmy?

Z mojego doświadczenia wiem, że pytanie notariusza o status cudzoziemca spółki często wywołuje zdziwienie. W końcu, jeśli firma jest zarejestrowana w Polsce, wydaje się oczywiste, że jest polska. Nic bardziej mylnego! Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, ma obowiązek zweryfikować, czy planowana transakcja jest zgodna z prawem. W kontekście nabywania nieruchomości lub udziałów w spółkach posiadających nieruchomości, kluczowe jest ustalenie, czy na transakcję wymagane jest zezwolenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA). Oświadczenie o statusie cudzoziemca spółki jest dla notariusza podstawą do podjęcia decyzji, czy może bezpiecznie sporządzić akt notarialny. Pominięcie tego kroku lub błędne ustalenie statusu może skutkować nieważnością całej transakcji, co, jak się zapewne domyślasz, generuje ogromne problemy prawne i finansowe.

Zaskakująca definicja "cudzoziemca" w polskim prawie: sprawdź, czy dotyczy Twojej spółki

Definicja "cudzoziemca" w polskim prawie, zwłaszcza w kontekście ustawy o nabywaniu nieruchomości, jest szersza, niż mogłoby się wydawać. Nie dotyczy ona wyłącznie podmiotów z siedzibą za granicą. Zgodnie z art. 1 ust. 2 pkt 4 ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, za cudzoziemca uważa się również osobę prawną z siedzibą w Polsce, która jest kontrolowana bezpośrednio lub pośrednio przez cudzoziemców. Co to oznacza w praktyce? Jeśli Twoja spółka, choć zarejestrowana w KRS i posiadająca polski NIP, ma wspólników lub akcjonariuszy, którzy są cudzoziemcami (osobami fizycznymi lub prawnymi) i posiadają łącznie ponad 50% udziałów lub głosów na zgromadzeniu wspólników, to w świetle tej ustawy Twoja spółka jest traktowana jako cudzoziemiec. To bardzo ważny niuans, który często umyka przedsiębiorcom.

Kluczowe elementy definicji:

• Osoba prawna z siedzibą za granicą: To oczywiste przypadki, np. niemiecka spółka GmbH.
• Osoba prawna z siedzibą w Polsce kontrolowana przez cudzoziemców: To właśnie ten mniej intuicyjny aspekt. Kontrola oznacza posiadanie bezpośrednio lub pośrednio:
  • ponad 50% udziałów lub akcji,
  • większości głosów w organach spółki (np. na zgromadzeniu wspólników).

Przykład: Spółka z o.o. "Polska Inwestycja" ma siedzibę w Warszawie. Jej jedynym wspólnikiem jest spółka "Foreign Holdings Inc." z siedzibą w Delaware (USA). Mimo polskiej rejestracji, "Polska Inwestycja" jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy.

Gotowy wzór oświadczenia w PDF: pobierz i wypełnij w 5 minut

Aby ułatwić Ci przygotowanie niezbędnego dokumentu, przygotowałem gotowy do pobrania wzór oświadczenia o statusie cudzoziemca spółki. Wystarczy, że pobierzesz plik PDF, uzupełnisz dane Twojej firmy i podpiszesz go zgodnie z zasadami reprezentacji. To proste rozwiązanie, które pozwoli Ci zaoszczędzić czas i uniknąć błędów. Pobierz wzór już teraz i miej go zawsze pod ręką!

[LINK DO POBRANIA WZORU OŚWIADCZENIA]

Jak ustalić status cudzoziemca Twojej spółki? Praktyczny przewodnik

Ustalenie, czy Twoja spółka ma status cudzoziemca, wymaga dokładnej analizy, która wykracza poza samą lokalizację siedziby. Poniżej przedstawiam, jak krok po kroku zweryfikować ten status.

Analiza struktury udziałowej: kto tak naprawdę kontroluje Twoją firmę?

Kluczem do określenia statusu cudzoziemca jest dogłębna analiza struktury własnościowej spółki. Musisz sprawdzić, kto jest jej ostatecznym beneficjentem. Skup się na progu powyżej 50% udziałów lub głosów. Jeśli choćby jeden zagraniczny podmiot (osoba fizyczna lub prawna) lub grupa takich podmiotów posiada łącznie więcej niż połowę udziałów lub głosów, Twoja spółka, mimo polskiej rejestracji, będzie traktowana jako cudzoziemiec. Przykład: Spółka "ABC Sp. z o.o." ma trzech wspólników: Pana Jana Kowalskiego (Polak, 40% udziałów), Panią Annę Nowak (Polka, 10% udziałów) oraz "Global Investors Ltd." (spółka z siedzibą w Wielkiej Brytanii, 50% udziałów). W tym przypadku "Global Investors Ltd." posiada dokładnie 50% udziałów, więc spółka "ABC Sp. z o.o." nie jest cudzoziemcem. Gdyby jednak "Global Investors Ltd." posiadała 51% udziałów, sytuacja uległaby zmianie.

Spółka z siedzibą w Polsce, ale kapitał zagraniczny: co to oznacza w praktyce?

Jak już wspomniałem, sama rejestracja spółki w Polsce nie gwarantuje, że nie zostanie ona uznana za cudzoziemca. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli Twoja spółka działa na polskim rynku, płaci podatki w Polsce i zatrudnia polskich pracowników, to zagraniczny kapitał kontrolujący ją może zmienić jej status prawny w kontekście nabywania nieruchomości. Jest to szczególnie istotne dla spółek zależnych międzynarodowych korporacji lub dla firm, które pozyskały finansowanie od zagranicznych funduszy inwestycyjnych. W takich przypadkach, przed każdą transakcją nieruchomościową, należy bezwzględnie zweryfikować, czy nie jest wymagane zezwolenie MSWiA.

Rola beneficjenta rzeczywistego (UBO) w określeniu statusu spółki

W kontekście ustalania statusu cudzoziemca spółki, niezwykle ważna jest rola beneficjenta rzeczywistego (UBO Ultimate Beneficial Owner). To pojęcie, choć szerzej znane z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, doskonale sprawdza się również tutaj. Chodzi o to, aby ustalić, kto ostatecznie czerpie korzyści z działalności spółki i ma nad nią kontrolę. Jeśli ostatecznym beneficjentem jest cudzoziemiec (osoba fizyczna o obcym obywatelstwie lub osoba prawna z siedzibą za granicą), a jego udział w kontroli przekracza 50%, to spółka będzie traktowana jako cudzoziemiec. Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CBR) może być pomocnym narzędziem w tej analizie, choć zawsze należy pamiętać o weryfikacji danych u źródła.

Wypełnianie oświadczenia o statusie cudzoziemca: instrukcja i najczęstsze błędy

Poprawne wypełnienie oświadczenia jest tak samo ważne, jak jego złożenie. Błędy mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, dlatego warto poświęcić temu odpowiednią uwagę.

Kto jest upoważniony do podpisania dokumentu w imieniu spółki?

Oświadczenie o statusie cudzoziemca spółki jest dokumentem formalnym i musi być złożone przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki. Zgodnie z moim doświadczeniem, najczęściej jest to zarząd spółki. Kluczowe jest, aby podpisy pod oświadczeniem były złożone zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi w umowie spółki i wpisanymi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Jeśli reprezentacja jest jednoosobowa, wystarczy podpis jednego członka zarządu. Jeśli dwuosobowa dwóch. Należy to bezwzględnie sprawdzić w aktualnym odpisie z KRS, aby uniknąć zarzutu, że oświadczenie zostało złożone przez osobę nieuprawnioną, co mogłoby podważyć jego ważność.

Jakie dane musisz zawrzeć w oświadczeniu, aby było ważne?

Aby oświadczenie było ważne i spełniało swoją funkcję, musi zawierać szereg niezbędnych informacji. Oto lista kluczowych danych, które zawsze powinny się w nim znaleźć:

• Dane spółki: Pełna nazwa, siedziba, adres, numer KRS, NIP.
• Dane osób składających oświadczenie: Imiona, nazwiska, numery PESEL (lub data urodzenia i imiona rodziców w przypadku braku PESEL), pełnione funkcje w zarządzie.
• Treść oświadczenia: Jasne i jednoznaczne stwierdzenie, czy spółka jest, czy nie jest cudzoziemcem w rozumieniu art. 1 ust. 2 pkt 4 ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
• Podstawa prawna: Wskazanie wspomnianego art. 1 ust. 2 pkt 4 ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
• Data i miejsce złożenia oświadczenia.
• Podpisy: Złożone zgodnie z zasadami reprezentacji spółki.

Błąd w oświadczeniu? Poznaj potencjalne konsekwencje prawne i finansowe

Błędne lub co gorsza, nieprawdziwe oświadczenie o statusie cudzoziemca może mieć bardzo poważne konsekwencje. Przede wszystkim, jeśli spółka będąca cudzoziemcem nabędzie nieruchomość bez wymaganego zezwolenia MSWiA, transakcja ta jest z mocy prawa nieważna. To oznacza, że nie przenosi własności, a strony muszą zwrócić sobie wzajemne świadczenia. W praktyce wiąże się to z koniecznością unieważnienia aktu notarialnego, zwrotem zapłaconej ceny, a także potencjalnymi roszczeniami odszkodowawczymi. Dodatkowo, złożenie fałszywego oświadczenia może wiązać się z odpowiedzialnością karną. Zawsze podkreślam, że w takich sprawach lepiej dmuchać na zimne i w razie wątpliwości skonsultować się z prawnikiem.

Spółka-cudzoziemiec a zakup nieruchomości w Polsce: co musisz wiedzieć?

Status cudzoziemca spółki ma bezpośrednie przełożenie na możliwość nabywania nieruchomości w Polsce. To tutaj pojawiają się najczęściej największe wyzwania.

Zezwolenie MSWiA: kiedy jest absolutnie konieczne?

Jeśli Twoja spółka ma status cudzoziemca w rozumieniu ustawy, to w większości przypadków będzie musiała uzyskać zezwolenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) na nabycie nieruchomości w Polsce. Dotyczy to zarówno zakupu gruntu, budynków, jak i samodzielnych lokali użytkowych. Proces uzyskania takiego zezwolenia jest niestety czasochłonny i wymaga złożenia obszernego wniosku wraz z licznymi załącznikami, takimi jak dokumenty rejestrowe spółki, sprawozdania finansowe, informacje o przeznaczeniu nieruchomości, a nawet plany inwestycyjne. Z mojego doświadczenia wiem, że może trwać to od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Brak wymaganego zezwolenia, jak już wspomniałem, skutkuje bezwzględną nieważnością transakcji, co jest najpoważniejszą konsekwencją.

Wyjątki od reguły: kiedy spółka kontrolowana przez cudzoziemca nie potrzebuje zezwolenia?

Na szczęście istnieją pewne wyjątki od wymogu uzyskania zezwolenia MSWiA, które warto znać. Najważniejsze z nich to:

• Nabycie samodzielnego lokalu mieszkalnego: Spółka-cudzoziemiec nie potrzebuje zezwolenia na nabycie samodzielnego lokalu mieszkalnego (np. mieszkania w bloku) wraz z przynależnościami (np. piwnica, komórka lokatorska) oraz udziałem w nieruchomości wspólnej.
• Nabycie nieruchomości przez banki: Polskie banki, jako wierzyciele hipoteczni, mogą nabywać nieruchomości w drodze licytacji publicznej bez zezwolenia.
• Nabycie w drodze dziedziczenia: Jeśli nabycie następuje w drodze dziedziczenia ustawowego przez osoby uprawnione, zezwolenie nie jest wymagane.
• Nabycie nieruchomości przez cudzoziemca zamieszkującego w Polsce: Cudzoziemiec będący osobą fizyczną, który zamieszkuje w Polsce co najmniej 5 lat od uzyskania zezwolenia na pobyt stały lub zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE, może nabyć nieruchomość bez zezwolenia. Ten wyjątek dotyczy jednak osób fizycznych, a nie spółek.

Kraje EOG i Szwajcaria: czy te same zasady obowiązują Twoich wspólników?

Warto pamiętać o istotnym ułatwieniu dla cudzoziemców z krajów należących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Szwajcarii. Zgodnie z zasadą swobodnego przepływu kapitału, cudzoziemcy z tych krajów co do zasady nie potrzebują zezwolenia na nabycie nieruchomości w Polsce. Ta liberalizacja przepisów przekłada się również na spółki przez nich kontrolowane. Oznacza to, że jeśli Twoja spółka jest kontrolowana przez podmioty z EOG lub Szwajcarii, to w większości przypadków również nie będzie potrzebowała zezwolenia MSWiA. Istnieją jednak pewne wyjątki, np. w przypadku nabycia nieruchomości rolnych i leśnych, gdzie nadal mogą obowiązywać szczególne regulacje.

Praktyczne aspekty i podsumowanie: jak uniknąć problemów?

Podsumowując, świadomość statusu cudzoziemca spółki to podstawa bezpiecznego prowadzenia biznesu w Polsce, zwłaszcza w sektorze nieruchomości.

Dlaczego warto mieć przygotowane oświadczenie z wyprzedzeniem?

Z mojego doświadczenia wynika, że posiadanie przygotowanego oświadczenia o statusie cudzoziemca z wyprzedzeniem to doskonała praktyka biznesowa. Pozwala to uniknąć niepotrzebnych opóźnień w transakcjach, które często mają ścisłe terminy. Notariusz, widząc gotowy i poprawnie wypełniony dokument, może sprawniej przeprowadzić proces, a Ty zyskujesz pewność, że wszystkie formalności są dopięte na ostatni guzik. To buduje zaufanie i profesjonalizm w oczach kontrahentów.

Rola notariusza w procesie weryfikacji: czego możesz się spodziewać?

Przeczytaj również: Kiedy oświadczenie woli jest nieważne? Przyczyny i jak unieważnić

Podsumowanie: Kluczowe punkty, które zabezpieczą Twoje transakcje

Aby zabezpieczyć swoje transakcje i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, pamiętaj o tych kluczowych punktach:

• Zrozum definicję "cudzoziemca": Nie ograniczaj się do siedziby spółki, ale analizuj strukturę własnościową i kontrolę (ponad 50% udziałów/głosów).
• Miej przygotowany wzór oświadczenia: Skorzystaj z dostępnego wzoru i miej go pod ręką przed każdą transakcją nieruchomościową.
• Zadbaj o poprawną reprezentację: Oświadczenie musi być podpisane przez uprawnione osoby zgodnie z KRS.
• Bądź świadomy konsekwencji: Brak zezwolenia MSWiA, gdy jest wymagane, skutkuje nieważnością transakcji.
• Pamiętaj o wyjątkach i liberalizacji: Sprawdź, czy Twoja spółka lub jej kontrolujący pochodzą z EOG/Szwajcarii, co może zwolnić ją z obowiązku uzyskania zezwolenia.