Ten przewodnik krok po kroku wyjaśnia, jak uzyskać dostęp do wypisu aktu notarialnego, który jest niezbędny w wielu sytuacjach prawnych i życiowych. Dowiesz się, gdzie szukać dokumentu, jakie formalności należy spełnić, ile to kosztuje oraz czy istnieją cyfrowe alternatywy, co pozwoli Ci sprawnie załatwić wszystkie niezbędne sprawy.
Uzyskanie wypisu aktu notarialnego praktyczny przewodnik po krokach i kosztach
- Oryginał aktu notarialnego zawsze pozostaje u notariusza; strony otrzymują wypis, który ma moc prawną oryginału.
- Wypis mogą uzyskać wyłącznie strony czynności, osoby uprawnione w akcie lub ich następcy prawni (np. spadkobiercy).
- Akty są przechowywane w kancelarii notarialnej przez 10 lat, a następnie trafiają do archiwum sądu rejonowego.
- Koszt wypisu to maksymalnie 6 zł + 23% VAT za każdą rozpoczętą stronę.
- Dostęp do elektronicznych wypisów (CREWAN) mają sądy i notariusze, strony nie mają bezpośredniego dostępu.
- Do uzyskania wypisu niezbędny jest dokument tożsamości oraz, jeśli to możliwe, data sporządzenia aktu i numer repertorium.
Dlaczego nigdy nie miałeś oryginału aktu notarialnego w ręku?
Wielu moich klientów dziwi się, gdy dowiaduje się, że oryginał aktu notarialnego nigdy nie opuszcza kancelarii notarialnej. To standardowa procedura, która ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa i trwałości dokumentów. Oryginał jest przechowywany w specjalnych warunkach, a strony czynności notarialnej otrzymują jego wypis. Ten wypis, co ważne, ma taką samą moc prawną jak oryginał. To rozwiązanie chroni przed zagubieniem, zniszczeniem czy nieuprawnioną modyfikacją kluczowych dokumentów prawnych, zapewniając pewność obrotu prawnego.
Wypis, odpis, a może wyciąg? Kluczowe różnice, które musisz znać
W kontekście aktów notarialnych często spotykamy się z terminami takimi jak „wypis”, „odpis” czy „wyciąg”. Warto znać różnice, aby wiedzieć, o co dokładnie prosić. Wypis aktu notarialnego to dokument, który ma pełną moc prawną oryginału. Jest to dokładne powtórzenie treści aktu, sporządzone przez notariusza i opatrzone jego pieczęcią oraz podpisem. To właśnie wypisu zazwyczaj szukamy, gdy potrzebujemy aktu do celów urzędowych czy prawnych. Odpis to natomiast zwykła kserokopia dokumentu, która sama w sobie nie ma mocy prawnej oryginału, chyba że zostanie poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny uprawniony organ. Wyciąg to skrócona wersja aktu, zawierająca tylko najważniejsze informacje. W praktyce jednak, gdy mówimy o potrzebie dostępu do aktu notarialnego, niemal zawsze chodzi nam o wypis.
Kto jest uprawniony do otrzymania kopii Twojego aktu?
Dostęp do wypisu aktu notarialnego jest ściśle regulowany prawnie, co ma chronić prywatność i bezpieczeństwo prawne. Jako notariusz, mogę wydać wypis tylko ściśle określonym osobom. Zgodnie z przepisami, uprawnieni do otrzymania wypisu są:- Strony czynności notarialnej czyli osoby, które brały udział w sporządzeniu aktu (np. kupujący i sprzedający, darczyńca i obdarowany).
- Osoby, dla których zastrzeżono w akcie prawo do otrzymania wypisu zdarza się, że w treści aktu wskazuje się inne podmioty, które również mogą otrzymać wypis.
- Następcy prawni stron w szczególności spadkobiercy. Aby uzyskać wypis, muszą oni przedstawić odpowiednie dokumenty potwierdzające ich status, takie jak prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia.
Pamiętaj, że notariusz ma obowiązek weryfikacji uprawnień każdej osoby ubiegającej się o wypis.
Gdzie szukać aktu notarialnego? Krok po kroku
Zlokalizowanie aktu notarialnego to kluczowy pierwszy krok. To, gdzie go znajdziesz, zależy głównie od czasu, jaki upłynął od jego sporządzenia.
Scenariusz A: Minęło mniej niż 10 lat Twoim celem jest kancelaria notarialna
Jeśli od sporządzenia aktu notarialnego minęło mniej niż 10 lat, Twoja droga jest prosta. Powinieneś udać się bezpośrednio do kancelarii notarialnej, która sporządziła dany akt. To właśnie tam przechowywany jest oryginał dokumentu, a notariusz, który go sporządził (lub jego następca prawny w tej samej kancelarii), jest odpowiedzialny za jego archiwizację i wydawanie wypisów. W większości przypadków, jeśli masz wszystkie niezbędne informacje, proces ten jest szybki i sprawny.
Scenariusz B: Minęło ponad 10 lat dokumentu szukaj w archiwum sądu
Zgodnie z przepisami, notariusze przechowują oryginały aktów notarialnych przez okres 10 lat. Po upływie tego terminu, wszystkie akty są przekazywane do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Jeśli więc od sporządzenia Twojego aktu minęło ponad dziesięć lat, musisz złożyć wniosek o jego wydanie właśnie w archiwum sądu rejonowego, właściwego dla miejsca, w którym akt został sporządzony lub dla miejsca położenia nieruchomości, której akt dotyczył.
Co zrobić, jeśli kancelaria notarialna, która sporządziła akt, już nie istnieje?
Zdarza się, że kancelaria notarialna, która sporządziła akt, zakończyła swoją działalność lub notariusz przeszedł na emeryturę. W takiej sytuacji, nawet jeśli nie minęło jeszcze 10 lat od sporządzenia aktu, oryginały dokumentów są przekazywane do archiwum sądu rejonowego. Wówczas należy postępować tak, jak w Scenariuszu B, czyli skierować zapytanie i wniosek do odpowiedniego sądu. Warto spróbować skontaktować się z właściwą izbą notarialną, która może udzielić informacji o losach archiwum zlikwidowanej kancelarii.
Przygotowanie do wizyty: Co zabrać ze sobą?
Odpowiednie przygotowanie do wizyty w kancelarii notarialnej lub sądzie znacznie przyspieszy proces uzyskania wypisu aktu notarialnego. Oto, co powinieneś mieć ze sobą:
Niezbędne dokumenty: Co musisz zabrać ze sobą, aby potwierdzić swoją tożsamość?
Podstawą do uzyskania wypisu aktu notarialnego jest potwierdzenie Twojej tożsamości i uprawnień. Zawsze musisz mieć ze sobą ważny dokument tożsamości najczęściej jest to dowód osobisty lub paszport. Notariusz lub pracownik sądu ma obowiązek zweryfikować, czy jesteś osobą uprawnioną do otrzymania dokumentu, a bez ważnego dokumentu tożsamości nie będzie to możliwe. To wymóg prawny, którego nie da się pominąć.
Informacje, które przyspieszą proces: data i numer repertorium
Choć notariusz dysponuje systemami archiwizacji, posiadanie konkretnych informacji o akcie notarialnym może znacząco skrócić czas jego odnalezienia. Jeśli pamiętasz datę sporządzenia aktu oraz, co jeszcze ważniejsze, jego numer repertorium "A" (unikalny numer nadawany każdemu aktowi), koniecznie przekaż te dane. Numer repertorium "A" jest jak PESEL dla aktu notarialnego pozwala na błyskawiczne zlokalizowanie dokumentu w archiwum.
Uzyskanie wypisu po śmierci strony aktu jakie dokumenty są potrzebne spadkobiercy?
Jeśli ubiegasz się o wypis aktu notarialnego jako spadkobierca jednej ze stron, musisz udowodnić swoje prawo do spadku. W tym celu konieczne jest przedstawienie prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku wydanego przez sąd lub zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia sporządzonego przez notariusza. Bez tych dokumentów, potwierdzających Twój status następcy prawnego, nie będę mógł wydać Ci wypisu aktu.
Koszty i czas oczekiwania na wypis aktu notarialnego
Zanim wybierzesz się po wypis, warto wiedzieć, z jakimi kosztami i czasem oczekiwania musisz się liczyć. To pozwoli uniknąć nieporozumień i niepotrzebnego stresu.
Aktualne stawki taksy notarialnej: jak obliczyć koszt?
Koszty sporządzenia wypisu aktu notarialnego są regulowane przez Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Zgodnie z nim, maksymalna stawka za sporządzenie wypisu, odpisu lub wyciągu z aktu notarialnego wynosi 6 zł netto (plus 23% VAT) za każdą rozpoczętą stronę. Oznacza to, że jeśli Twój wypis ma na przykład 5 stron, koszt wyniesie: 5 stron * 6 zł = 30 zł netto + 23% VAT (6,90 zł) = 36,90 zł brutto. Warto mieć to na uwadze, planując wizytę.
Czy wypis otrzymam od ręki? Realny czas oczekiwania
W większości przypadków, jeśli akt notarialny jest przechowywany w danej kancelarii i nie jest zbyt obszerny, wypis możesz otrzymać od ręki lub w bardzo krótkim czasie, często jeszcze tego samego dnia. Czas ten może się jednak wydłużyć, jeśli akt jest bardzo obszerny (np. kilkadziesiąt stron), zawiera skomplikowane załączniki, lub gdy notariusz ma dużo pracy. W przypadku konieczności odnalezienia dokumentu w archiwum sądu, czas oczekiwania będzie dłuższy i może wynieść od kilku dni roboczych do nawet kilku tygodni, w zależności od obłożenia archiwum.
Cyfrowy dostęp do aktu notarialnego: Czy to przyszłość?
Rozwój technologii dotyka również obszaru notariatu. Warto wiedzieć, jakie możliwości oferuje cyfryzacja i czy jako osoba fizyczna możesz z nich skorzystać.
Czym jest CREWAN i kto ma do niego dostęp?
Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, czyli CREWAN, to system, który funkcjonuje od 2018 roku. Notariusze mają obowiązek umieszczania w nim elektronicznych wypisów niektórych aktów notarialnych, zwłaszcza tych dotyczących obrotu nieruchomościami. CREWAN ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów między różnymi instytucjami. Dostęp do tego repozytorium mają przede wszystkim sądy, organy administracji publicznej oraz sami notariusze. Dzięki temu, na przykład, sąd wieczystoksięgowy może szybko zweryfikować treść aktu bez konieczności oczekiwania na jego fizyczne dostarczenie.
Czy jako strona umowy mogę samodzielnie pobrać akt z internetu?
Niestety, jako osoba fizyczna będąca stroną umowy, nie masz bezpośredniego dostępu do systemu CREWAN ani możliwości samodzielnego pobrania aktu notarialnego z internetu. CREWAN jest przeznaczony do obiegu dokumentów między instytucjami. Możesz natomiast otrzymać od notariusza wydruk wizualizacji elektronicznego wypisu, który pochodzi z CREWAN. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że taki wydruk nie jest dokumentem urzędowym i nie ma mocy prawnej oryginału. Aby uzyskać dokument o pełnej mocy prawnej, nadal musisz wystąpić o tradycyjny wypis aktu notarialnego w kancelarii lub w sądzie.
Najczęściej zadawane pytania i rozwiązania problemów
Podczas mojej praktyki notarialnej często spotykam się z podobnymi pytaniami i wątpliwościami. Poniżej przedstawiam odpowiedzi na te najczęstsze, które mogą Ci pomóc.
Co zrobić, gdy nie pamiętam, u którego notariusza sporządzono akt?
Zapomnienie, u którego notariusza sporządzono akt, to częsty problem. W takiej sytuacji spróbuj przypomnieć sobie dokładną datę i miejsce transakcji. Następnie możesz skontaktować się z kancelariami notarialnymi działającymi w danym rejonie lub z właściwą izbą notarialną (np. Izbą Notarialną w Warszawie, jeśli akt był sporządzony w Warszawie), która może pomóc w zlokalizowaniu notariusza. Jeśli akt jest starszy niż 10 lat, najlepiej skierować zapytanie bezpośrednio do archiwum sądu rejonowego właściwego dla miejsca położenia nieruchomości lub ostatniego miejsca zamieszkania stron.
Czy pełnomocnik może w moim imieniu odebrać wypis?
Tak, pełnomocnik może odebrać wypis aktu notarialnego w Twoim imieniu. Warunkiem jest jednak posiadanie notarialnie poświadczonego pełnomocnictwa, które wyraźnie uprawnia go do odbioru tego typu dokumentów. Pełnomocnictwo powinno precyzyjnie określać zakres uprawnień, wskazując, że pełnomocnik jest upoważniony do odbioru wypisów aktów notarialnych. Bez tak sformułowanego dokumentu, notariusz nie będzie mógł wydać wypisu osobie trzeciej.
Przeczytaj również: Zgoda na paszport dla dziecka u notariusza: Ile kosztuje i jak zaoszczędzić?
Jak postępować w przypadku, gdy akt zawiera błędy?
W przypadku stwierdzenia błędów w akcie notarialnym, takich jak literówki, omyłki pisarskie czy inne drobne nieścisłości, należy niezwłocznie skontaktować się z notariuszem, który sporządził akt. Notariusz ma obowiązek poprawić takie błędy. Zazwyczaj odbywa się to poprzez sporządzenie protokołu prostującego, który staje się integralną częścią aktu notarialnego. Ważne jest, aby reagować szybko, aby uniknąć ewentualnych problemów prawnych wynikających z błędnej treści dokumentu.
