Artykuł wyjaśnia, kto może, a kto musi być obecny przy akcie notarialnym w Polsce, a także jakie osoby są z tego wykluczone. Dowiesz się, jak przygotować się do wizyty u notariusza, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić prawidłowy przebieg czynności prawnej.
Obecność przy akcie notarialnym kluczowe zasady dla stron, świadków i pełnomocników
- Strony czynności notarialnej są zawsze obowiązkowymi uczestnikami, a notariusz weryfikuje ich tożsamość.
- Pełnomocnik może reprezentować stronę, ale wymaga to pełnomocnictwa sporządzonego w formie aktu notarialnego.
- Tłumacz przysięgły jest niezbędny, jeśli strona nie włada językiem polskim w stopniu wystarczającym do zrozumienia aktu.
- Świadkowie są wymagani jedynie w ściśle określonych przypadkach, np. przy sporządzaniu testamentu notarialnego w specyficznych okolicznościach.
- Doradcy prawni lub finansowi oraz członkowie rodziny mogą być obecni za zgodą wszystkich stron, pełniąc rolę wspierającą.
- Notariusz jako osoba zaufania publicznego ma prawo wyprosić osoby nieuprawnione lub zakłócające przebieg czynności.
Krąg osób obecnych przy akcie notarialnym jest ściśle określony z bardzo ważnych powodów. Przede wszystkim, czynności notarialne objęte są zasadą poufności. Oznacza to, że dostęp do informacji o ich treści mają wyłącznie osoby bezpośrednio w nie zaangażowane. Moim zadaniem jako notariusza jest nie tylko sporządzenie dokumentu zgodnego z prawem, ale także zapewnienie bezpieczeństwa i pełnej ochrony interesów stron. Obecność nieuprawnionych osób mogłaby tę poufność naruszyć, a także wprowadzić element presji lub rozproszenia, co mogłoby negatywnie wpłynąć na swobodę podejmowania decyzji przez strony. Stąd też tak duża waga do precyzyjnego określenia, kto może, a kto musi być obecny w kancelarii.
Obowiązkowi uczestnicy czynności notarialnej
Podstawowymi i absolutnie obowiązkowymi uczestnikami każdej czynności notarialnej są jej strony. Mogą to być osoby fizyczne na przykład kupujący i sprzedający mieszkanie, darczyńca i obdarowany, czy też spadkobiercy. Poza osobami fizycznymi, stronami mogą być również osoby prawne, takie jak spółki handlowe, fundacje czy stowarzyszenia, które są reprezentowane przez swoich uprawnionych przedstawicieli, najczęściej członków zarządu. Wreszcie, do grona stron zalicza się także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, ale posiadające zdolność prawną, jak na przykład spółki jawne czy partnerskie.
Weryfikacja tożsamości stron jest jednym z najważniejszych obowiązków notariusza. Przed przystąpieniem do sporządzenia aktu, każda strona musi przedstawić ważny dokument tożsamości. Najczęściej jest to dowód osobisty lub paszport. Moim zadaniem jest dokładne sprawdzenie danych zawartych w dokumencie z osobą stawiającą się w kancelarii, aby mieć pewność, że czynność jest dokonywana przez właściwe osoby i że ich dane zostaną prawidłowo wpisane do aktu notarialnego. To kluczowy element zapewnienia bezpieczeństwa prawnego transakcji.Kiedy nie możesz stawić się osobiście? Rola pełnomocnika
Zdarzają się sytuacje, gdy strona czynności notarialnej nie może stawić się osobiście w kancelarii czy to ze względu na chorobę, pobyt za granicą, czy inne ważne okoliczności. Wówczas istnieje możliwość skorzystania z instytucji pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo do dokonania czynności notarialnej jest dokumentem o szczególnej wadze i dlatego musi mieć formę aktu notarialnego. Oznacza to, że musi być sporządzone przez innego notariusza, który poświadczy podpis osoby udzielającej pełnomocnictwa i potwierdzi jej wolę. To zabezpieczenie ma na celu ochronę interesów osoby reprezentowanej.
Pełnomocnikiem może być w zasadzie każda osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych. Nie musi to być prawnik może to być członek rodziny, zaufany przyjaciel czy inna osoba, której strona ufa. Kluczowe jest jednak to, że zakres działania pełnomocnika jest ściśle określony w treści pełnomocnictwa notarialnego. Oznacza to, że pełnomocnik może dokonać tylko tych czynności, które zostały mu wyraźnie wskazane w dokumencie. Jako notariusz zawsze dokładnie weryfikuję treść pełnomocnictwa, aby upewnić się, że pełnomocnik działa w granicach swoich uprawnień.
Sytuacje szczególne wymagające dodatkowych osób
W niektórych przypadkach, poza stronami, ustawa wymaga obecności innych osób, aby czynność notarialna była ważna. Jedną z takich sytuacji jest obecność tłumacza przysięgłego. Jest ona obligatoryjna, jeśli jedna ze stron czynności notarialnej nie włada językiem polskim w stopniu wystarczającym do pełnego zrozumienia treści aktu. Tłumacz przysięgły musi być osobą wpisaną na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, co gwarantuje jego kwalifikacje i bezstronność. Jego rola polega na wiernym przetłumaczeniu treści aktu oraz wyjaśnień notariusza, tak aby strona miała pełną świadomość składanych oświadczeń.
Obecność świadków przy akcie notarialnym jest wymagana tylko w ściśle określonych przez ustawę Prawo o notariacie sytuacjach. Nie jest to reguła, lecz wyjątek. Do najczęstszych przypadków należą:
- Sporządzanie testamentu notarialnego, jeśli testator nie może lub nie umie pisać. W takiej sytuacji dwóch świadków potwierdza, że treść aktu odpowiada woli testatora.
- W przypadku testamentu ustnego, choć to rzadsza forma, również wymagana jest obecność świadków.
- Inne, rzadsze sytuacje, takie jak oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, jeśli osoba składająca oświadczenie jest głucha lub niema. Świadkowie mają wówczas za zadanie potwierdzić, że oświadczenie zostało złożone świadomie i dobrowolnie.
Prawo o notariacie bardzo precyzyjnie określa, kto absolutnie nie może być świadkiem czynności notarialnej. Wyklucza to osoby, które mogłyby mieć jakikolwiek interes w treści aktu lub których zdolność do świadczenia byłaby ograniczona. Do tej grupy zaliczamy:
- Osoby spokrewnione lub spowinowacone z notariuszem w linii prostej, a także w linii bocznej do trzeciego stopnia, oraz osoby związane z nim węzłem przysposobienia, małżeństwa lub opieki.
- Osoby nieposiadające pełnej zdolności do czynności prawnych, a więc np. osoby małoletnie.
- Osoby niewidome, głuche, nieme lub nieumiejące pisać, ponieważ ich zdolność do pełnego zrozumienia i świadczenia o treści aktu jest ograniczona.
- Osoby, dla których w akcie notarialnym przewidziano jakąkolwiek korzyść. Ma to na celu zapewnienie bezstronności świadka i uniknięcie konfliktu interesów.
Osoby wspierające i doradcy
Z mojego doświadczenia wiem, że strony często czują się pewniej, gdy towarzyszy im zaufana osoba, zwłaszcza gdy sprawa jest skomplikowana. Dlatego też strony czynności notarialnej mają prawo przyjść do kancelarii z doradcą prawnym, takim jak adwokat czy radca prawny, lub z doradcą finansowym. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że ich rola jest wyłącznie doradcza. Mogą oni wspierać strony, wyjaśniać zawiłości prawne czy finansowe, ale nie są stroną czynności notarialnej i nie podpisują aktu. Ich obecność ma na celu zwiększenie komfortu i pewności stron, że wszystkie aspekty transakcji zostały należycie zrozumiane.
Podobnie, członkowie rodziny lub osoby bliskie mogą być obecni przy akcie notarialnym, jednak ich obecność wymaga zgody wszystkich stron czynności. Ich funkcja jest przede wszystkim funkcją wsparcia emocjonalnego. Mogą służyć radą, ale podobnie jak doradcy, nie mają prawa ingerować w treść czynności prawnej ani wpływać na decyzje stron. Ich obecność jest gestem dobrej woli i zrozumienia, ale zawsze musi być zaakceptowana przez wszystkich uczestników aktu.
W przypadku osób z niepełnosprawnościami, na przykład niewidomych lub głuchych, ustawa przewiduje możliwość przywołania do czynności osoby asystującej (zaufanej). Jej rola jest bierna i polega głównie na pomocy w zrozumieniu treści aktu oraz w komunikacji z notariuszem. Ta osoba nie jest świadkiem w rozumieniu ustawy, a jej zadaniem jest zapewnienie, że osoba z niepełnosprawnością ma pełny dostęp do informacji i może w pełni świadomie podjąć decyzję. Notariusz ma obowiązek uczynić o obecności takiej osoby wzmiankę w akcie notarialnym, co stanowi dodatkowe zabezpieczenie prawidłowości czynności.
Kto nie może uczestniczyć w spotkaniu u notariusza?
Jako notariusz, jestem osobą zaufania publicznego i czuwam nad prawidłowym oraz godnym przebiegiem każdej czynności notarialnej. W związku z tym, mam prawo, a nawet obowiązek, wyprosić z kancelarii osoby nieuprawnione lub te, które zakłócają porządek. Moim priorytetem jest zapewnienie stronom spokoju i koncentracji, niezbędnych do świadomego podejmowania decyzji. Każda osoba, która nie jest stroną, pełnomocnikiem, tłumaczem, świadkiem lub osobą asystującą (za zgodą stron), może zostać poproszona o opuszczenie pomieszczenia.Zasada poufności czynności notarialnych jest fundamentalna. Dlatego też osoby postronne nie mają wstępu na odczytanie aktu. Celem tego ograniczenia jest ochrona interesów stron oraz zapewnienie dyskrecji w sprawach, które często dotyczą bardzo osobistych lub majątkowych kwestii. Tylko osoby bezpośrednio zaangażowane w czynność mają prawo być obecne przy jej finalizacji, co minimalizuje ryzyko ujawnienia wrażliwych danych.
Warto również podkreślić, że obecność osoby towarzyszącej, takiej jak członek rodziny czy przyjaciel, choć dopuszczalna, zawsze wymaga zgody wszystkich stron czynności. Oznacza to, że jeśli choć jedna ze stron nie wyrazi zgody na obecność takiej osoby, nie może ona uczestniczyć w spotkaniu. Ta zasada ma na celu zapewnienie komfortu i poczucia bezpieczeństwa wszystkim uczestnikom aktu, eliminując potencjalne źródła dyskomfortu czy nieporozumień.
Przeczytaj również: Notariusz przy zakupie działki ROD: koszty, dokumenty, porady eksperta
Przygotowanie do wizyty w kancelarii
Aby wizyta w kancelarii przebiegła sprawnie i bez niepotrzebnych komplikacji, niezwykle ważne jest, aby wcześniej poinformować notariusza o wszystkich planowanych uczestnikach spotkania. Dzięki temu będę mógł odpowiednio przygotować się do czynności, upewnić się, że wszystkie wymogi prawne dotyczące obecności dodatkowych osób zostaną spełnione, a także zaplanować odpowiednią przestrzeń i czas. Takie działanie pozwala uniknąć nieporozumień i zapewnia płynny przebieg całej procedury, co jest w interesie wszystkich zaangażowanych.
Przygotowanie odpowiednich dokumentów jest kluczowe dla wszystkich osób obecnych przy akcie. Strony, pełnomocnicy oraz tłumacze przysięgli muszą bezwzględnie posiadać przy sobie ważne dokumenty tożsamości (dowód osobisty lub paszport). W przypadku pełnomocników, konieczne jest również przedstawienie oryginalnego aktu notarialnego pełnomocnictwa. Tłumacze przysięgli powinni być przygotowani do potwierdzenia swoich uprawnień. Upewnienie się, że wszystkie te dokumenty są na miejscu i są aktualne, znacząco przyspiesza proces i eliminuje ryzyko konieczności przekładania terminu czynności.
